El núcleo de la gestión de la formación

Para empezar, es imprescindible hacer una descripción de los cursos y servicios que se ofrecen en la organización. Dicha descripción debe hacerse a todos los niveles, es decir, es tan importante la introducción de las tarifas o las fechas de inicio y fin de curso como la descripción de las normas que rigen el funcionamiento del curso, así como las formas de facturación y los precios hora, si son aplicables. En realidad, existe un árbol por cada departamento por lo que es necesario disponer de, al menos, un departamento.

Árbol de cursos y servicios.

La oferta formativa, tanto de cursos como de otros servicios, se muestra en una estructura de tipo árbol, que permite “navegar” por toda la oferta de nuestro centro y además ofrece la posibilidad de, en un futuro, hacer una reestructuración de la oferta sin perder ningún tipo de información histórica. Como ventaja adicional, a la hora de hacer análisis de resultados de los diferentes cursos y servicios, gracias a la estructura en árbol es posible agrupar dichos resultados según los diferentes niveles, de forma sencilla.

Antes de comenzar con la configuración de nuestra oferta formativa, hay que entender los tres siguientes conceptos básicos de Atenea:

Estructura de Productos o Servicios (el árbol)

Son «carpetas» ó «contenedores» donde vamos a organizar nuestros cursos. Estas carpetas se pueden anidar, es decir, meter unas dentro de otras para dar forma a nuestro «árbol» consiguiendo que se pueda recorrer para encontrar nuestros cursos de la manera más intuitiva posible.

Cursos

Se refieren a la disciplina que se imparte durante un curso escolar, un intensivo, un taller u otras formas de curso. Los cursos se crean dentro de una de las carpetas del árbol y tienen carácter general para esa disciplina que se concretará en forma de grupos del curso. El curso define la fecha de inicio mínimo y de fin máximo de los grupos que luego formarán parte del curso, el nivel de estudios es opcional y tiene carácter organizativo (los distintos grupos del curso pueden tener también un nivel), así como los precios y las distintas modalidades de pago que crearemos para dicho curso. Por ejemplo: un alumno quiere matricularse en nuestro centro para obtener el título de Inglés Advanced. Nosotros tendremos creado un curso para la obtención de dicho título, que se puede llamar “Inglés Advanced 2016”, al que le habremos asignado unas fechas de inicio y de fin, un coste determinado con unas formas de pago concretas y, de forma opcional, el nivel correspondiente. Se pueden duplicar (copiar) cursos para optimizar el tiempo de preparación de nuevos cursos.

Grupos

Cada curso tendrá una serie de grupos con sus alumnos correspondientes y, para facilitar la gestión, normalmente se trabaja con el grupo como unidad con independencia del curso al que pertenecen. De esta forma, se pueden consultar de forma rápida los grupos abiertos, los alumnos que asisten a cada grupo, crear grupos nuevos o mover alumnos entre grupos (manteniendo siempre una información histórica para hacer el seguimiento), gestionar los cambios de horario, imprimir las hojas de asistencia para entregar al profesor, etc. Siguiendo con el ejemplo anterior, después de matricular al alumno en el curso de inglés Advanced, tenemos en nuestro centro dos grupos disponibles para el mismo curso: uno con horario de mañana para los martes y los jueves y otro con horario de tarde para lunes y miércoles. Nuestro nuevo alumno prefiere el horario de mañana, así que le incluimos en el grupo de ese horario, tras comprobar que todavía tenemos plazas disponibles. Los grupos pueden tener la misma extensión que el curso al que pertenecen (Fecha inicio y fecha fin) o ser más cortos que el curso. Los grupos comparten, por tanto, la información de su curso sobre todo en lo referido a tarifas y formas de pago pero el resto de información (profesores, horarios, nivel, materiales y otros datos) pueden ser distinta entre grupos de un mismo curso.

Estructura base Atenea

En resumen, varios Grupos pueden pertenecer a un mismo Curso o cursos distintos, y los Cursos estarán organizados mediante el anidamiento de Productos en el árbol de cursos.

Related Articles