Es necesario disponer de cursos para poder realizar matrículas

Una vez confeccionado el árbol, seleccionamos el producto dentro del cual vamos a crear nuestro curso, haciendo clic en él. A continuación, en el menú e la derecha, pinchamos en “Nuevo”.

En esta pantalla tenemos dos partes que tendremos que configurar. Una se refiere a las características generales del curso y la otra a la parte económica, es decir, cuánto cuesta y cómo vamos a cobrarlo.

Configuración general

  • Producto o Servicio: en la ventana que aparece viene ya marcado el producto o servicio al que pertenece este curso que estamos creando. Si por el motivo que sea, queremos asignarlo a otro distinto, lo podemos hacer con el desplegable.
  • Cliente. Es importante distinguir cursos con cliente asociado  y curso
    • Cursos con cliente. Orientado a cursos en empresas, en algunos casos para clases a domicilio o clases de otros tipos que se vayan a facturar por horas. En el caso de que estemos creando un curso para un cliente concreto, abriremos el desplegable para seleccionar el cliente que corresponde. Si en este punto todavía no hemos introducido el cliente, lo podemos hacer más tarde o cancelar el proceso, crear el cliente y volver a esta ventana.
    • Cursos sin cliente. Si se trata un curso en el que cualquiera puede matricularse libremente, este campo lo dejaremos en blanco.
  • Nombre: por defecto nos aparece el nombre del producto o servicio al que pertenece y las fechas de inicio y fin del año en curso. Escribimos el nombre que nos parezca oportuno. Recomendamos elegir un nombre que sea significativo para distinguir bien los cursos y facilitar su búsqueda.
  • Modificamos, si procede, las fechas de inicio y de fin. Por defecto las fechas que vienen marcadas son las del primer y el último día del año actual.
    Seleccionamos la enseñanza a la que pertenece, el nivel (opcional), y en el campo de “Responsable formativo” podemos establecer un jefe de estudios que sea el responsable de todos los grupos de este curso, seleccionándolo en el desplegable, de la lista que aparece de nuestro personal docente (opcional). Recordemos que el profesor se adjudica al grupo, no al curso; este campo no hace referencia al profesor o profesores que impartirán las clases.
  • Modalidad de formación: Por defecto los cursos se marcan como cursos presenciales. Existen otras opciones y el su uso es únicamente organizativo.
  • Orden de compra y número de pedido son campos opcionales de control interno, utilizados sobre todo en cursos bonificados.
  • Publicar lista de espera extranet. En el caso de que hayamos adquirido el módulo adicional de preinscripción online de Atenea, marcamos esta opción cuando queremos que el curso sea visible en la lista que aparece a los alumnos para que puedan inscribirse en la lista de espera.
  • Número de créditos e importe de crédito. Si nuestros cursos se rigen por créditos, completaremos estos campos.
  • Concepto de inscripción en el curso: Se trata de la cuota de alta, matrícula o inscripción en el curso. Primero tendremos que haber configurado correctamente los conceptos de matrícula e inscripción para poder seleccionar en el desplegable el concepto que corresponda,en el caso de que a la hora de vender este curso haya que abonar un importe de matrícula o de inscripción. Si en el curso no se cobra concepto matrícula o inscripción, lo dejamos en blanco.
  • Asociar cursos. Es posible seleccionar cursos «hijos» del curso que se cursarán en paralelo con el curso principal. La matricula a estos curso sera automática.
  • Lista de espera. El proceso de preinscripción online y otros procesos manuales alimentan la lista de espera de alumnos que desean entrar en el curso y aún no están matriculados. Con esta opción podemos gestionar esta lista de espera una vez que el curso esté creado.

Configuración económica

En los cuatro opciones inferiores sombreados en gris tenemos los distintos modos de establecer la forma de pago del curso. Para indicar cuál queremos utilizar, tenemos que seleccionarlo haciendo clic en el cuadrado de la izquierda. Los tres primeros se usan, sobre todo, en cursos en empresas o colegios (cuando la facturación se realiza a colegio) o en clases individiales o a domicilio cuando la factura es por horas importadidas

  • Facturación por importe acordado. El curso tiene un precio fijo y se emitirá una factura / recibo por ese importe total. Esto suele ser utilizado en el caso de que acordemos con una empresa un curso a precio cerrado independientemente de las horas impartidas.
  • Facturación por número de alumnos. Acordamos con una empresa que vamos a facturar el curso cobrando un importe fijo por cada alumno que asista al mismo. Introducimos la cantidad que cobraremos por cada alumno, en el espacio que tenemos para ello.
  • F. por horas. Si vamos a cobrar el curso en función de las horas impartidas (por ejemplo de forma mensual), indicamos en el espacio el precio por hora y seleccionamos la opción que corresponda a continuación:
    • H. Reales: facturamos por las horas reales que se han impartido, para lo que será muy importante ser muy rigurosos con las cancelaciones, recuperaciones, sustituciones de las clases que se puedan producir.
    • H. Programadas: facturamos por las horas programadas que establecemos que se impartirán en el curso, independientemente de que en un futuro haya cancelaciones o cambios en los horarios, tanto por parte del cliente como por parte del centro.
    • Por sesión: se facturará por cada clase que se imparta, independientemente de la duración de la clase.
  • F. Plantillas de pago (RECIBOS). Esta es la modalidad más utilizada para clases en el centro que se cobran por cuotas fijas mensuales, trimestrales, curso completo, etc. y que no dependen de las clases dadas ni del número de alumnos en un grupo. Para utilizar este método es recomendable configurar inicialmente los periodos del curso.
    • Periodos. Podemos definir el periodo como la unidad mínima de contratación en un curso. Normalmente meses o semanas entre la fecha de inicio y de fin del curso. Primero tenemos que establecer qué duración van a tener los periodos que utilizamos para realizar los cobros. Para establecer los periodos, pinchamos en “Periodos” y después en “Asistente”:
      • Establecemos las fechas de inicio y de fin para las que queremos establecer los periodos.
      • Seleccionamos mes o semana y el número de los mismos que van a establecer dicho periodo. Por ejemplo: si queremos que los periodos de cobro sean quincenales seleccionamos “semana” y “2”, si queremos que sean periodos mensuales, escogemos “mes” y “1”.
      • Importante: Los periodos no pueden cruzarse. Es decir que un periodo no puede empezar antes de que termine el periodo anterior.
    • Formas de Pago. Una vez creados los periodos configuramos las formas de pago que queremos que estén disponibles para el curso que estamos creando. Puede ser una única forma de pago o pueden ser varias. Pinchamos en “Formas de pago” y en “Nuevo”. Completamos los campos de la ventana:

 

  • Nombre. Escribimos el nombre para identificar esta modalidad de pago (mensual, bimensual, anual, etc)
  • Orden: indicamos el número que establecerá el orden en el que aparecerá en la lista (1 el primero, etc)
  • Modo. Elegimos el modo en el que queremos que se repartan los recibos:
    • Reparto recibos (importe). Introducimos el importe que queremos que se cobre por cada periodo. Y seleccionamos si queremos que se cobre mediante un único recibo o que se genere un recibo por cada periodo. Veremos entonces los recibos creados en la parte inferior de la pantalla. En este momento, podemos decidir si queremos eliminar algún recibo (para lo que pinchamos en “borrar recibo” o si queremos añadir algún cargo adicional a cualquiera de los recibos (haciendo clic en “Añadir contenido”). Si pinchamos en “Borrar contenido”, el sistema eliminará esa línea de cargo y, en el caso de que no haya ninguna otra, el recibo seguirá existiendo pero con importe cero. También podemos añadir algún recibo adicional haciendo clic en “Añadir recibo”, lo que creará un nuevo recibo al final de la lista de recibos, que tendremos que modificar tanto en fechas como en el concepto que le queramos poner.
    • Reparto recibos (porcentaje)
    • Bono de clases. Si queremos utilizar esta modalidad, indicamos el número de clases que tendrá el bono y el importe de cada clase, de manera que el programa calculará directamente el importe total del bono. Cada vez que el alumno asista a una clase y confirmemos su asistencia, se le descontará del número de clases que tenga contratado en su bono. Igual que en el apartado anterior, podemos generar un recibo adicional al bono, indicando la fecha de cargo, el concepto, importe, etc.
    • Importe / unidad. Esta modalidad puede ser recomendable para la venta de servicios que vendamos por unidades y con un importe fijo. Para la venta de cursos no es recomendable, pero sí podríamos utilizarla en el caso de querer realizar la venta de algún tipo de material de manera puntual, (si no tenemos contratado el módulo adicional de TPV), teniendo en cuenta que no podemos llevar de esta manera un control del stock. Indicaremos un precio total, que corresponderá al precio que cobraremos cada vez que vendamos una unidad.
    • Por noche. Esta modalidad está pensada para gestionar el cobro de los alojamientos que proporcionamos a nuestros alumnos. Tenemos que indicar el número mínimo de noches que queremos vender, el precio al que vendemos este numero de noche y el coste que tiene para nosotros este numero de noche.
    • Por numero de periodos: Indicamos el numero de periodos mínimo que queremos facturar y el precio de un periodo.
  • Por defecto: marcamos esta opción si queremos que esta modalidad de pago venga marcada como elección predeterminada al realizar la venta del curso.
  • Fraccionada: Indica si esta forma de pago esta fraccionada, es decir si el importe total del curso esta divido en varios recibos.
  • Cobrar cantidad íntegra: Indica que no se puede hacer cobros parciales del importe del recibo.
  • Implica generar devolución: Uso particular para Matriculas y Inscripciones si deseamos devolver el importe de la matricula o de la inscripción. Esta devolución se incluirá al ultimo recibo generado para una matricula.

De esta manera creamos todos nuestros cursos, teniendo cuidado de situarlos en el producto que corresponda en el árbol de oferta formativa, según lo hemos organizado anteriormente.

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