Ruta de acceso: Alumnos > Alumnos > Nuevo

Para dar de alta un alumno en el sistema, vamos a la vista general de alumnos y hacemos clic en «Nuevo». Al hacer esto nos aparece en la pantalla una ficha de alumno en blanco, con distintas pestañas que tenemos que completar. Por defecto y porque es la primera pestaña que debemos completar obligatoriamente, la ficha se abre en la pestaña de «Datos personales».

 

 

Datos Personales

En esta pantalla se encuentra la mayor parte de los datos personal del alumno como su dirección postal, su email, su NIF y/o su pasaporte, los datos de sus padres (si son necesarias), etc.

Los campos obligatorios son señalados con un asterisco (*). Rellenando solamente estos campos se puede seguir con el proceso de matricula pero siempre es preferible registrar un máximo de informaciones.

También es desde esta pestaña donde podemos hacer una foto al alumno si disponemos de una web-cam conectada, o podemos subir la fotografía del alumno desde un fichero en formato .jpg, por ejemplo, desde nuestro equipo.

Entre todos estos datos cabe mencionar:

Acceso a extranet:

Si tenemos contratada la extranet de alumnos, en este apartado es donde introducimos el usuario y la contraseña que queremos adjudicarle a este alumno, para que pueda acceder con estos datos a la extranet y ver su expediente, calificaciones, asistencia y observaciones de los profesores. Ambos datos los podemos cambiar siempre que queramos, simplemente reescribiendo encima y acordándonos de aplicar y aceptar los cambios.

El alumno es el cliente

El alumno no siempre coincide con el cliente. Para entendernos, el cliente es el que paga, por lo que las facturas o recibos que se generen en relación con ese alumno, deberán estar asociados al cliente. Si ambos coinciden, hacemos clic en este botón «El alumno es el cliente». Al hacer clic se crea un cliente con los mismos datos que el alumno.

Si el cliente es distinto que el alumno, seleccionaremos el cliente que corresponda mediante el desplegable del campo «Cliente» o, si no existe, se podrá crear.

Descuentos

Desde aquí podemos establecer un descuento del que queremos que se beneficie este alumno en cualquier venta que le realicemos (ya sea una matrícula o un artículo, etc.). Este descuento será uno de los que hayamos establecido como descuentos generales disponibles en nuestro centro.

Si quisiéramos hacer un descuento pero sólo de manera puntual, no asignaremos ningún descuento en esta pestaña y haremos el descuento de manera individual en la venta que corresponda, como podemos ver en el apartado de matriculación.

 

Observaciones

 

Dando un clic en el símbolo de edición a la derecha de la palabra «Observaciones» se abre un campo de texto donde podrán anotar cualquier comentario sobre el alumno.

A guardar cualquier comentario aparece un señal de advertencia verde a la izquierda del nombre del alumno en la vista de alumnos. Si ha activado la casilla «Nota importante» el señal sera rojo.

 

Otros datos

Donde se ingresan los datos de los padres si son necesarias.

Fundación tripartita

Si en nuestra academia trabajamos con formación bonificada, en este apartado debemos completar estos campos para obtener más adelante el listado con los datos necesarios para enviar a la fundación.

Medios de pago

Al crear un alumno, si no le hemos asociado a ningún cliente existente, por defecto se creará un medio de pago de contado.

Un alumno puede tener distintos medios de pago, puede querer pagar los materiales del curso de una manera y el curso de otra o querer pagar cada curso de una manera distinta, etc. Así que podemos dar de alta todos los medios de pago que necesitemos.

En el medio de pago creado, bajo la columna “Acciones”, vemos 3 iconos. Si nos ponemos encima de cada uno comprobamos lo que podemos hacer con este medio de pago: editarlo, eliminarlo o desactivarlo.

Para dar de alta un medio de pago, hacemos clic en «Nuevo» y completamos los campos según corresponda en la siguiente pantalla.

Según la ley, en el caso de que sea una domiciliación bancaria, es importante que descarguemos el Mandato haciendo clic en «IMPRIMIR MANDATO» y tras imprimirlo se lo entreguemos al alumno para que el titular de la cuenta nos firme el consentimiento para la domiciliación bancaria.

Una vez introducidos todos los datos, pinchamos en el botón de «Aceptar» y podemos proceder a dar de alta otro medio de pago si fuera necesario.

 

 

Otras pestañas de la ficha del alumno:

Horario

En esta pestaña se mostrara el horario del alumno de manera automática, de acuerdo a los cursos en los que le matriculemos y los grupos en los que le incluyamos. Por defecto, veremos el horario mensual, si lo queremos ver semanal, pinchamos en el botón que figura arriba a la derecha «SEMANA».

Para consultar el calendario podemos irnos desplazando por él por meses (o semanas), con las flechas de derecha e izquierda junto a la fecha, o podemos seleccionar una fecha concreta. También podemos seleccionar en el desplegable superior ver el horario de todos los grupos o seleccionar únicamente el horario de un grupo.

En la cabecera veremos la enumeración de las clases del mes seleccionado, con la suma al final de todas las clases.

Si queremos editar una clase en concreto, incluso cambiarla de día o de hora, podemos hacerlo pinchando sobre la clase elegida.

Matrículas

Desde esta pestaña vamos a gestionar las matrículas del alumno, como vemos en el apartado correspondiente.

Recibos y Facturas

En estas pestaña tenemos la información económica del alumno, con todos sus recibos y/o facturas. Desde estas secciones podemos gestionar los pagos, fusionar recibos, etc. como veremos en la parte de gestión económica.

 

Grupos

En esta pestaña podemos consultar los grupos a los que pertenece el alumno y sus compañeros, sacarle de un grupo o asignarle uno nuevo, como podemos ver en la sección Incluir, sacar y/o cambiar a un alumno de un grupo.

Asistencia

En esta pestaña podemos gestionar la asistencia y notas grupales e individuales del alumno, como explicamos en la sección correspondiente.

Niveles

Como explicamos en la parte de niveles de la configuración inicial de Atenea, la promoción de niveles de los alumnos se puede realizar a través de la evaluación, cuando el profesor indica a qué nivel tiene que pasar el alumno tras dicha evaluación (y aparecerá reflejado en su ficha automáticamente). También podemos introducir el nivel del alumno manualmente en cualquier momento,como explicamos en el apartado en el apartado Asignar nivel a un alumno. Prueba de nivel.

Evaluaciones

En esta pestaña podemos no sólo consultar todas las evaluaciones del alumno, sino que también podemos introducir las calificaciones, en el caso de que no hayamos adquirido la extranet de profesores, donde serían ellos los que introducirían directamente las calificaciones de sus alumnos. También puede que, aún teniendo activa la extranet de profesores, el personal administrativo necesite acceder a las calificaciones del alumno en algún momento, y poder editarlas por algún motivo particular.

Esta parte la desarrollamos en el apartado correspondiente.

Incidencias

En esta pestaña se pueden registrar las incidencias que atañan directamente al alumno, ya sea porque ha sucedido en su curso, su grupo, únicamente a él…etc. En Gestionar incidencias de un grupo / curso explicamos cómo se realiza el proceso.

Mensajes

En esta pestaña se quedarán registrados los mensajes enviados al alumno, para poder consultarlos cuando sea necesario.

Related Articles