Ruta de acceso: Alumnos -> Editar alumno -> Facturas
Ruta de acceso: Clientes -> Editar cliente -> Facturas

En la ficha general de facturas, podemos consultar la facturación realizada a ese alumno o cliente. Podemos ver las diferentes facturas, mediante los botones «Pendientes» para ver las facturas con pagos pendientes, «Pagada» para ver únicamente las facturas pagadas o «Todos» para ver todas las facturas.

La vista por defecto muestra las facturas pendiente de cobro, que estén emitidas (con numero) o no emitidas.

 

Desde aquí podemos: fusionar varias facturas en una sola, copiar facturas, crear nuevas facturas, modificarlas, borrar una factura o imprimirla.

Tenemos que tener en cuenta que, en la ficha del alumno, aparecerán las facturas que están relacionadas exclusivamente con este alumno, porque son por el pago de una matrícula de un curso, etc. Aunque el alumno sea el cliente, si las facturas no tienen relación directa con un curso, por lo que no hay alumno como tal relacionado con esa factura, dichas facturas aparecerán únicamente en la ficha del cliente.

 

Otros botones:

Fusionar facturas de un alumno o cliente

 

En el caso de que haya más de una factura y nos interese juntar varias en una sola, Atenea nos permite fusionar facturas. Pinchamos en el botón de “Fusionar” y nos aparecerá una ventana como esta:


El primero paso ser marcar la casilla que corresponda en las facturas que figuran debajo del apartado: “Factura al que se añadirán los cargos”. Esta factura será la que vamos a emitir con todos los conceptos de las facturas fusionadas.

El paso siguiente sera  seleccionar las facturas que figuran bajo “Facturas que se fusionarán”, que serán las facturas que se incluirán dentro de la factura que hemos seleccionado en el apartado anterior.

Para terminar pinchamos en “Aceptar”.

La factura resultante tendrá sus propios cargos a los cuales se han añadido todos los cargos de todas las facturas añadidas. Las facturas fusionadas desaparecen. Este proceso es definitivo.

Solo se pueden fusionar facturas no emitidas.

Copiar una factura de un alumno o cliente

Si tenemos que emitir una factura que es igual a otra factura que hemos emitido anteriormente, nos resultará más útil y rápido copiar dicha factura que crear una de nuevo. Para ello, sólo tenemos que marcar la casilla de la factura que queremos copiar y después pinchar en el botón “Copiar factura”. Nos aparecerá un aviso en el que Atenea nos pide confirmación para copiar la factura que hemos indicado, advirtiendo que la factura resultante tendrá los mismos cargos asociados a la misma matrícula que la original.

A continuación veremos en el listado de facturas que aparece la copia que hemos generado, para modificar los datos sólo tendremos que pinchar en “editar” bajo la columna de acciones de dicha factura y completar los datos que procedan en la ventana que aparece después. En esa misma ventana, podemos emitir directamente la factura, tras adjudicar una serie de numeración, como veremos en el apartado correspondiente.

La descripción de la nueva factura sera «Copia de » + numero de la factura copiada y el nombre del cliente.

Crear una factura nueva para un alumno o cliente

Para crear una factura nueva para un cliente o un alumno, en la pantalla general de facturas de su ficha personal, hacemos clic en “Nueva factura”. A continuación aparecerá una ventana similar a esta:

En la pestaña de datos tendremos que completar los datos obligatorios:

  • Cliente: no se puede modificar.
  • Asunto
  • Departamento (por defecto el departamento activo)
  • Divisa (por defecto Euro)

Tenemos que tener en cuenta que, esta nueva factura, al no estar relacionada con la matrícula de ningún curso, únicamente aparecerá en la ficha del cliente, aunque la creemos desde la ficha del alumno.

– Añadir un nuevo cargo

Para añadir un cargo con el concepto que queramos, en la ventana de nueva factura que tenemos abierta tras el paso anterior pinchamos en el botón “Nuevo”, lo que nos abre otra ventana donde únicamente tenemos que completar los datos obligatorios de “Descripción breve” (descripción del concepto que estamos facturando), “Cantidad” (unidades que estamos facturando) y “Precio unitario”. Hacemos clic en “Aceptar”.

 

A continuación veremos que hemos vuelto a la ventana de creación de la factura nueva y que ya tenemos creada una línea con el concepto que queremos facturar.

Si hacemos clic en “Aceptar”, se guardará la factura creada como una factura prevista, pero sin emitir.

Para emitir la factura, pinchamos en “Emitir” y en la ventana emergente, seleccionamos la serie de numeración de la factura y la fecha, que por defecto será la fecha de hoy. Para finalizar, volvemos a pinchar en “Emitir”.

 

– Facturar por horas programadas o reales

En la ventana de nueva factura que tenemos abierta tras el paso de “crear una factura nueva” pinchamos en el botón “Horas programadas/reales”, lo que nos abre otra ventana donde únicamente tenemos que completar los datos obligatorios de “fecha de inicio” y “Fecha de fin” del periodo que queremos facturar y el “Tipo de IVA”.

Después marcamos la opción que corresponda, si horas reales o programadas o según cada curso, y en los desplegables inferiores seleccionamos el curso y el grupo que queremos facturar.

Para finalizar, pinchamos en “Aceptar”.

Una vez hecho esto ya podemos ver la línea con el cargo en la ventana de la creación de factura. Si hacemos clic en “Aceptar”, se guardará la factura creada como una factura prevista, pero sin emitir.

Para emitir la factura, pinchamos en “Emitir” y en la ventana emergente, seleccionamos la serie de numeración de la factura y la fecha, que por defecto será la fecha de hoy. Para finalizar, volvemos a pinchar en “Emitir”.

 

– Facturar por número de alumnos o asistencias

En la ventana de nueva factura que tenemos abierta tras el paso de “crear una factura nueva” pinchamos en el botón “Alumnos en grupos”, lo que nos abre otra ventana donde únicamente tenemos que completar los datos obligatorios de “fecha de inicio” y “Fecha de fin” del periodo que queremos facturar y el “Tipo de IVA”.

Después marcamos la opción que corresponda, si queremos emitir una factura por el número de alumnos o por las asistencias, y en los desplegables inferiores seleccionamos el curso y el grupo que queremos facturar.

Para finalizar, pinchamos en “Aceptar”.

Una vez hecho esto ya podemos ver la línea con el cargo en la ventana de la creación de factura. Si hacemos clic en “Aceptar”, se guardará la factura creada como una factura prevista, pero sin emitir.

Para emitir la factura, pinchamos en “Emitir” y en la ventana emergente, seleccionamos la serie de numeración de la factura y la fecha, que por defecto será la fecha de hoy. Para finalizar, volvemos a pinchar en “Emitir”.

 

Editar una factura

La edición de una factura o de sus diferentes cargos solo sera posible para las facturas no emitidas*. Si no esta emitida puede modificar tanto los datos de la factura como los cargos que tenga.

Seleccionar la factura,dar un clic al icono «Editar», modificar los datos que quiere cambiar.

*Por configuración es posible editar la descripción de los cargos de facturas emitidas.

 

Eliminar o borrar una factura

En el listado general de facturas de la ficha del alumno o cliente, podemos eliminar las facturas previstas, es decir, las que no han sido emitidas. Simplemente tenemos que pinchar en el icono de borrar, bajo la columna de acciones, de la factura que deseamos borrar. A continuación Atenea abrirá una pantalla con un aviso en espera de confirmación de la acción, al hacer clic en “Aceptar” se eliminará la factura.

 

Imprimir una factura o enviarla por email

 

 

Tenemos dos vías para imprimir una factura, mediante la ficha personal del cliente o en el listado general de facturas, en el menú principal de gestión económica (“Gestión Económica”).

En la primera opción simplemente tenemos que pinchar sobre el icono de imprimir, bajo la columna acciones, de la factura seleccionada.

En la segunda opción, en la pantalla general de “Gestión Económica”, pinchamos en el menú izquierdo sobre “Facturas” y mediante el buscador localizamos la factura que queremos. A continuación nos posicionamos con el ratón sobre ella y hacemos clic en “Editar”.

En los dos casos, marcamos a continuación las opciones que correspondan y en el caso de querer enviarla por correo electrónico, tras seleccionar esta opción completamos los campos de texto y otros destinatarios si los hubiera. Pinchamos en “Aceptar” para finalizar.

Introducir el cobro de una factura

Igual que en el punto anterior, tenemos dos vías para introducir el cobro de una factura, mediante la ficha personal del cliente o en el listado general de facturas, en el menú principal de gestión económica (“Recibos”). En ambos casos llegaremos al mismo punto.

En la primera opción simplemente tenemos que pinchar sobre el icono de editar, bajo la columna acciones, de la factura seleccionada.

En la segunda opción, en la pantalla general de “Recibos”, pinchamos en el menú izquierdo sobre “Facturas” y mediante el buscador localizamos la factura que queremos.  A continuación nos posicionamos con el ratón sobre ella y hacemos clic en “Editar”.

En los dos casos, pinchamos a continuación la pestaña de «Cobros» donde aparecerán los pagos anteriores eventuales y hacemos clic en “Pagar”.

 

 

 

 

Los pagos pueden ser parciales o completo. Si es un pago parcial cambiar el importe pagado en el apartado «Importe a pagar», seleccionar el modo de pago y dar a «Aceptar». Los importes pagados se deducen automáticamente del importe pendiente de la factura.

 

Consultar facturas pendientes de cobro

Ruta de acceso: Recibos > F. Pendientes de cobro

Ésta ventana nos mostrará un listado de las facturas pendientes de cobro. En la zona inferior se ubica una opción llamada “Envío automático de facturas pendientes de cobro”.

Su modo de funcionamiento es el siguiente:

  1. Crearemos asunto y texto de nuestro mensaje reclamando las facturas pendientes de pago.
  2. La opción “Incluir factura como adjunto (se enviará la plantilla por defecto)” nos permite enviar automáticamente copia de la factura, usando el formato de factura establecido por defecto en el sistema, como fichero adjunto al mensaje.
  3. Opciones de configuración:
    • Selección de departamentos de los que queremos enviar
    • Días a buscar desde la fecha prevista de pago. Ésta opción nos permite filtrar de qué facturas se va a reclamar el pago en función de los días transcurridos desde el de su fecha prevista de pago.
    • Periodicidad en minutos. Nos permite seleccionar el tiempo, en minutos, que queremos que transcurra entre los envíos de la reclamación de pago de las facturas.
    • Copia de la factura (separar por comas). Nos permite añadir direcciones de email, separadas por comas, que recibirán copia de este mensaje automatizado de reclamación de pago.
  4. Para finalizar, pulsaremos el botón “GUARDAR”.

 

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