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Esta es la pantalla general de los recibos del alumno, donde podemos consultar todos los recibos del alumno y filtrar también por pendientes, (donde se incluyen también los recibos futuros previstos), y pagados.

En la parte inferior de la pantalla tenemos un resumen sobre la información económica, donde se nos indica el número total de recibos, el importe total de los mismo y el importe que queda pendiente de pagar por parte del alumno.

 

Debajo de este resumen tenemos indicados los códigos de color que usa Atenea para que podamos diferenciar a simple vista los recibos que están pendientes en su totalidad (rojo), los recibos que están parcialmente pendientes porque ya se ha pagado alguna cantidad del mismo (azul), los recibos que están totalmente pagados (verde) y, en gris y debajo del recibo al que corresponda, los cobros que se han realizado para ese recibo, con la fecha del cobro, importe y medio de pago.

En la pantalla general de recibos de un alumno, podemos crear un nuevo recibo y, con los existentes, podemos fusionar varios recibos en uno sólo, convertirlos en facturas, marcar los cobros realizados, editarlos, borrarlos, imprimirlos y realizar el abono del recibo o anularlo.

 

Crear un recibo manualmente

Pinchar en “Nuevo recibo” (abajo a la derecha) y Atenea abre una nueva ventana en la cual se deberán completar los diferentes campos y hacer clic en «añadir un contenido» para ir formando los diferentes cargos del recibo. Al dar a “Aceptar” se creara un recibo con la información ingresada.

 

Editar un recibo

Con Atenea tenemos la posibilidad de editar un recibo previsto. También podemos modificar recibos que estén emitidos y se les haya adjudicado su serie de numeración, pero siempre y cuando no hayan sido pagados en su totalidad.

Para ello, en la pestaña de recibos de la ficha del alumno que corresponda, nos situamos con el ratón sobre el recibo que queremos modificar y, en la columna de “Acciones” de la derecha, hacemos clic sobre el icono de “Editar”.

Aparecerá entonces una pantalla como esta:

El alumno, como es lógico, no se puede cambiar, no podemos modificar el recibo de un alumno para adjudicárselo a otro. Pero sí podemos cambiar el cliente, mediante el desplegable, que nos llevará al listado de clientes de Atenea.

También podemos cambiar el medio de pago, seleccionando el que corresponda en el desplegable.

El centro al que pertenece el recibo es fijo, no lo podemos cambiar tampoco.

Sí podemos modificar a continuación la “Fecha límite (inicio)”, “Fecha fin” y “Descripción” del recibo. En caso de haber emitido ya el recibo, la fecha del mismo y la numeración son fijas.

Al final de la pantalla veremos los renglones con los distintos conceptos del recibo. Podemos añadir uno nuevo haciendo clic en “Añadir contenido”, podemos eliminar algún cargo, pinchando en el icono icono matricula equis o podemos modificarlo haciendo clic en el iconoicono matricula editar, donde podremos cambiar la descripción, las unidades o el precio por unidad.

Cuando hemos terminado de modificar el recibo, hacemos clic en “Aceptar”.

 

Borrar un recibo

La opción de borrar únicamente debemos utilizarla cuando nos hayamos equivocado. No podemos borrar un recibo que ya ha sido emitido o pagado, aunque sea parcialmente. Atenea únicamente nos dejará borrar los recibos previstos.

Para ello únicamente debemos pinchar en el icono icono matricula equis de la columna de acciones, a la derecha del recibo seleccionado.

Atenea solicitará entonces confirmación para borrar el recibo, mediante una pantalla en la que nos preguntará: “¿Quieres borrar el recibo Descripción (Fecha inicio-fecha fin) por un importe de Importe del recibo? Podemos cerrar la ventana o pinchar en “Cancelar” si no queremos borrar el recibo o haremos clic en “Aceptar” para eliminarlo definitivamente del sistema.

 

Imprimir un recibo de un alumno

Para imprimir un recibo, vamos a la pestaña de recibos del alumno y hacemos clic en el icono de imprimir, debajo de la columna de “Acciones”del recibo seleccionado. Marcaremos la casilla que nos interese:

Ocultar el cliente en la impresión
Ocultar datos empresa en la impresión
Ocultar datos usuario en la impresión

A continuación seleccionamos el formato que queremos en el desplegable y pinchamos en “Aceptar”.

El recibo se descargará en formato PDF a nuestro equipo, para que podamos imprimirlo, enviarlo por email, etc.

Fusionar recibos

En el caso de que un alumno tenga más de un recibo y nos interese juntar varios recibos en uno, para que se le pase sólamente un cargo y en ese recibo estén incluidos todos los conceptos, lo que tenemos que hacer es fusionar los recibos.

Pinchamos en el botón de “Fusionar” y nos aparecerá una ventana como esta:

Lo primero que tenemos que hacer es marcar la casilla que corresponda en los que nos figuran debajo del apartado: “Recibo al que se añadirán los cargos”. Este recibo será el que vamos a emitir con todos los conceptos.

Lo siguiente es marcar las casillas de los recibos que figuran bajo “Recibos que se fusionarán”, que serán los recibos que se incluirán dentro del que hemos seleccionado en el apartado anterior.

Para terminar pinchamos en “Aceptar” y se fusionarán todos los recibos seleccionados.

 

Facturar un recibo

En el caso de que hayamos emitido uno o varios recibos a un alumno y queramos convertirlos en facturas, haremos clic en “Facturar”. A continuación se nos bare una ventana donde figuran todos los recibos del alumno, de manera que tenemos que marcar los que queramos convertir en factura. Si seleccionamos varios, se emitirá una factura que comprenda todos los recibos marcados, a no ser que queramos que se emita una factura por cada recibo, en cuyo caso seleccionamos la casilla que hay para ello.

También es importante marcar la casilla de “Eliminar recibos pendientes al facturar” para que estos recibos, una vez facturados, no sigan apareciendo en la lista de recibos como pendientes y evitar errores. Aún así, si queremos conservarlos por algún motivo, podemos hacerlo.

Una vez hemos pinchado en el botón de “Aceptar”, podemos pinchar en la pestaña de facturas dentro de la ficha del alumno y comprobaremos que han quedado registradas.

El manejo de las facturas, lo vemos en el apartado correspondiente.

 

Cobrar un recibo

Cuando cobramos un recibo de un alumno y queremos marcarlo como pagado, tenemos que ir a la pantalla general de recibos del alumno, situarnos sobre el recibo en cuestión y en los iconos de la derecha, debajo de la columna “Acciones”, pinchar en el icono de “Pagar”icono pagar recibo

En la ventana que aparece, podemos modificar algunos datos, como por ejemplo el nombre del titular del recibo, la dirección y el centro seleccionado.

Tenemos que indicar la fecha de pago, que por defecto nos marcará la fecha de hoy, y también indicaremos el importe que nos paga el alumno, que puede o no corresponderse con la totalidad del importe del recibo. Si nos hace un pago parcial, simplemente introduciremos la cantidad que cobramos, y el sistema ya nos marcará ese recibo como pendiente y cobrado parcialmente.

Después adjudicamos una serie de numeración al recibo. Hasta ahora era un recibo previsto, pero en el momento que se le adjudica una serie de numeración, estamos realmente emitiendo el recibo.

A continuación seleccionamos el medio por el que se nos hace el pago (efectivo, talón, transferencia, etc.) y el tipo de movimiento en el desplegable (no es obligatorio).

Por último, pinchamos en “Aceptar”, elegimos el formato del recibo y marcamos las casillas que nos interesen si queremos que no se impriman algunos datos, (cliente, datos de empresa o datos de usuario), y se descargará a nuestro equipo el recibo en formato PDF.

Los pagos realizados de cada recibo, figuran debajo de cada recibo correspondiente, en una línea gris donde se nos indica el medio de pago, fecha, número de recibo, descripción e importe pagado. Pinchando en el icono de la derecha de información podemos ampliar estos datos viendo además qué usuario ha emitido el recibo, el CIF del alumno y la dirección. Con el siguiente icono podemos deshacer este cobro y con el último podemos imprimir un recibo de este cobro.

 

Deshacer un cobro de un recibo

Buscar el cobro que desea eliminar y darle al icono “Deshacer” (en la columna de COBRO), Atenea pedirá confirmación y al dar a “Aceptar” se borrará el cobro y, el importe de este cobro, se sumara al importe pendiente del recibo.

Abonar un recibo de un alumno

Para abonar un recibo ir a la ficha del alumno pestaña “Recibos”. Seleccionar el recibo y dar al icono “Abonar”, Se abre una nueva ventana que pide la forma de cobro del abono, la serie de numeración y el importe del abono. También se puede generar un bono por el importe a abonar y indicar una fecha de caducidad del abono.

Anular un recibo de un alumno

Dar al icono «Anular el recibo». Sólo se puede anular un recibo completamente pagado o un recibo sin ningún pago.

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