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Una vez que hemos dado de alta a un alumno en el sistema, tras haber introducido sus datos personales y sus medios de pago, ya estamos preparados para realizar una venta de matrícula a dicho alumno.

En primer lugar nos aseguramos de que tenemos seleccionados correctamente el Centro y el Departamento desde los cuales queremos trabajar (menú superior, a la derecha).
En la lista general de alumnos, buscamos el alumno que queremos matricular y pinchamos en “Editar”. A continuación hacemos clic en la pestaña “Matrículas” y después en “Realizar venta”, con lo que se nos abrirá una ventana con nuestro árbol de productos y servicios, para que seleccionemos el que corresponda. Al seleccionar el curso o servicio, nos aparecerá en la columna de la derecha la información relativa al mismo, tanto las formas de pago que tenemos establecidas como los grupos:

 

 

En la ventana que nos aparece, debemos desplazarnos por el árbol de servicios y productos hasta seleccionar el curso en el que queremos matricular al alumno. En ese momento, nos aparecerá a la derecha la información económica relacionada con el mismo, con las distintas opciones de pago, si las hubiera.

Tras seleccionar la forma de pago que le interesa al alumno, podemos pinchar en la pestaña «Grupos» para introducir al alumno en el grupo que le corresponda. En la pantalla nos aparecerán los grupos disponibles. Si no hubiera ningún grupo creado, también se nos ofrece la posibilidad de crear un grupo sin tener que salir de esta pantalla, simplemente pinchando en «crear grupo» y siguiendo las indicaciones que vimos en el apartado correspondiente.

Una vez hemos seleccionado el grupo (no es indispensable en este momento, podemos incluir al alumno en un grupo más tarde si queremos), verificamos los campos de la parte inferior de la pantalla:

  • Fechas de inicio y fin del curso
  • Si queremos incluir el cobro de alguna matrícula como concepto de inscripción, sólo tenemos que seleccionar en el desplegable de “Matrícula” el concepto que corresponda. Para ello, tenemos que haber introducido los distintos tipos y sus importes, como vimos en el apartado Creación de los conceptos de matrícula o inscripción, de manera que veremos un número junto al título del campo “Matricula (2)”. Este número indica los tipos de inscripción disponibles que hay para este curso.
  • Para cobrar esta matrícula o concepto de inscripción en un recibo a parte, marcaremos la casilla “Matrícula a parte”. En caso de no marcarla, se sumará el importe de inscripción en el primer recibo.
  • En «Medio de pago» verificamos con el alumno qué medio de pago de los disponibles en su ficha va a utilizar para abonar esta matrícula.

En «+Opciones» encontramos:

  • «Descuentos». Si el alumno tiene algún descuento establecido en su ficha personal, nos aparecerá directamente el descuento que se le va a aplicar y el número que figura en negrita nos indica cuántos descuentos tiene activos. podemos cambiar estos descuentos pinchando en el botón, si así lo consideramos oportuno.
  • «Nuevo descuento». También puede darse el caso de que queramos aplicar un descuento especial en esta venta y a este alumno, que no tenemos tipificado en el centro. Para ello, pinchamos en el botón , completamos el nombre que le adjudicamos al descuento e indicamos la cantidad fija de dinero que queremos descontar o, si queremos que sea un tanto por ciento del importe total, introducimos en esta casilla la cifra (10, 50…)
  • Si es repetidor, podemos marcarlo seleccionando la casilla «Pendiente».
  • Verificamos que los datos del alumno, cliente y agente comercial, (si se vende el curso a través de un intermediario, seleccionamos en el desplegable el agente responsable de la venta para que el sistema le asigne el % correspondiente de la venta), son correctos.
  • Para generar facturas en lugar de recibos, dejamos seleccionada la casilla.
  • En el caso de que el alumno esté matriculado en varios cursos, puede que no nos interese enviarle más de un recibo mensual, por ejemplo, por lo que podemos marcar la casilla de «unificar recibos» de manera que todos los conceptos se ejecuten en un único recibo.

Una vez verificados todos los datos, hacemos clic en «Realizar venta». A continuación aparecerá una pantalla con el resumen de la venta que estamos a punto de realizar:

Desde aquí podemos imprimir el impreso de domiciliación bancaria, en el caso de que necesitemos tener la autorización del titular de la cuent para domiciliar los recibos. Al pinchar en el botón, se descargará el impreso en formato PDF en nuestro equipo, listo para imprimirlo.

En la parte inferior vemos los recibos que se van a preparar. Cuando realizamos una venta, Atenea deja preparados automáticamente todos los recibos futuros, lo que nos sirve principalmente para dos cosas:

  • Poder tener una previsión de lo que vamos a ingresar, según las ventas realizadas a fecha de hoy, en un momento futuro.
  • Poder modificar recibos que se generarán en un futuro, lo que puede ser de gran utilidad en el caso de, por ejemplo, un alumno con el que acordamos al formalizar la matrícula que en el tercer recibo le cobraremos la mitad de la mensualidad porque tiene un viaje pendiente.

En estos recibos podemos modificar tanto el concepto como el importe, podemos suprimir cualquier recibo pinchando en el símbolo – o podemos agregar un nuevo recibo pinchando en el símbolo + y completando los campos de concepto, unidades e importe.

Una vez hemos revisado y comprobado que toda la información es correcta, hacemos clic en «Aceptar» y se abrirá una pantalla con el documento de la matrícula, con todos los datos comprendidos en la venta. En los iconos de la parte inferior izquierda, tenemos las opciones de imprimir el documento, guardarlo en nuestro equipo o salir y volver al a ficha del alumno.

Si queremos en este momento dejar constancia del pago del primer recibo, podemos ir a recibos, desde la ficha del alumno, para gestionar el pago del mismo como vemos de manera detallada en el apartado Gestionar los recibos de un alumno.

 

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