Distintas series de numeración para facturas y recibos por cada empresa y ejercicio

Ruta de acceso: Configuración > Departamentos > Sección Series de Numeración.

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Todas las facturas y recibes deben tener un número y una fecha, y estos deben ser correlativos (que la factura siguiente tenga siempre justo un número mayor y una fecha posterior). Pero dentro de la numeración de las facturas y recibos también está la serie, un nombre (sufijo o prefijo) que nos permite organizar las facturas o recibos.

La serie de numeración más usada es el año en curso – el ejercicio, por ejemplo “2020”. De este modo, al emitir la factura número “115”, la numeración final de la misma nos quedaría como “115/2020” o «2020/115». Este es el caso más habitual, todos usamos una serie para nuestras facturas, pero se pueden utilizar todas las series que se necesiten, especialmente si se tienen varias actividades diferentes o varias líneas de negocio. A nivel de organización, es recomendable tener una nueva serie de numeración para cada año y crear una para recibos y otra para facturas.

Para crear una serie de numeración, hacemos clic en “Nuevo” y aparecerá la siguiente pantalla:

 

Completamos los campos necesarios:

  • Nombre de la serie de numeración: para identificarla con facilidad a la hora de seleccionarla.
  • Aplicar a recibos / Aplicar a facturas: seleccionar la opción deseada. En caso de aplicar la serie de numeración a recibos, se muestran los campos «aplicar a abonos» y «aplicar a venta online».
  • Fecha de inicio y de fin: indicar la vigencia de la serie de numeración.
  • Empezar por: el número por el que queremos que empiece el primer recibo o factura.
  • Prefijo / Sufijo: si queremos introducir algunas letras que aparezcan antes o después de la numeración. (Por ejemplo, Sufijo=/2020)
  • Número de cifras: especificar cuántas cifras queremos que tenga nuestra numeración, sin incluir el prefijo.

Por ejemplo: creamos una serie de numeración para recibos aplicable solo al año 2020, la llamamos «Recibos 2020» con las fechas adaptadas al inicio y fin de este mismo año e introducimos el prefijo R20/. Por último, decidimos activar únicamente la casilla de “Aplicar A Recibos”.

Cada cliente debe encontrar su forma óptima de trabajar y adaptar la serie de numeración de Atenea a sus costumbres, teniendo en cuenta las posibilidades que ofrece el software.

Una vez que hemos terminado de introducir todos los datos, pinchamos en el botón «GUARDAR» para grabar la nueva serie de numeración.

Cómo aplicar la serie de numeración creada:

Ruta de acceso: Configuración > General > Departamentos y Configuración > General > Centro

Una vez hemos creado la serie de numeración, debemos aplicarla al centro y departamento o departamentos correspondientes:

  • Entramos al menú de Configuración > General y vamos a la pestaña «DEPARTAMENTOS».
  • En la ventana de departamentos, editaremos el departamento al que queremos aplicar la serie.
  • En la zona inferior de la ventana, se nos mostrará la lista de series de numeración disponibles.
  • Seleccionamos la serie a asignar y guardamos.

Para aplicar la serie de numeración al centro el procedimiento es el mismo, pero accederemos al menú Configuración > General, pestaña «CENTROS», editaremos el centro al que queremos asignar la serie y procederemos a asignarla.

IMPORTANTE: sólo se podrán asignar series de numeración a partir del día definido en ella como fecha de inicio. Por ejemplo, si definimos la serie «Recibos 2020», que tiene fecha de inicio 1 de enero y de finalización 31 de diciembre de 2020 sólo podremos aplicar esta serie de numeración a un Departamento o Centro a partir del 1 de enero de 2020, no antes.

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