Realizar con Atenea el Diario de Caja


Llamamos diario de caja a la actividad que realiza un administrativo para un centro concreto, al finalizar un día. Ese diario de caja hace la cuenta del total de las entradas de caja (metálico y TPV) y las salidas y calcula el acumulado con respecto al día anterior.

MapaConcepPara volver sobre estos conceptos, hay que tener muy claro que un diario de caja corresponde a un solo usuario y un solo centro. Si yo soy un administrativo que voy rotando entre varios centros, tendré un diario de caja para cada centro.
Además, cada día solo puedo hacer un diario de caja. Esto significa que si cierro mi caja, ya no la podré abrir hasta mañana. No podré ingresar ninguna entrada ni salida más. Esto nos impone una pequeña organización, puesto que el inicio de caja puede realizarse en cualquier momento del día (ya sea lo primero que haga en mi puesto de trabajo o lo último), pero en cambio, el cierre de caso deberá realizarse obligatoriamente al final del día. La “fecha de cierre” es el dato que indica que una caja ha sido cerrada.

Se incluyen en el diario de caja aquellos cobros cuya forma de cobro tenga el atributo “Imputable en caja” a True. Los más comunes son, efectivo, tarjeta. Las transferencias se contabilizarán dependiendo de como sean tratados estos cobros en la academia. Para algunos puede que lo tomen como caja, por aquello de que el cliente tiene que entregar el justificante de dicha transferencia.

Para esto, la primera pantalla a considerar en Atenea será esta:
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Aquí se llega haciendo clic en el botón “Recibos” (5º de la barra de herramientas).

Fijémonos en la barra de herramientas que ha aparecido a la izquierda. Dos botones nos interesan:

  • “Diario de caja”
  • “Registro Salidas de Caja”

Veamos primero la Salidas de Caja para poder tener materia que registrar en el Diario.
Hacemos clic en “Registro Salidas de Caja”.

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Gracias a este formulario, podremos justificar las salidas de caja. Devoluciones, material oficina, taxis…

Rellenamos los datos y aceptamos para que aparezca reflejado un dinero que ha salido de nuestra caja, por ejemplo para hacer fotocopias
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¿Como haremos para efectuar un cobro de un alumno?

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56Vamos a la barra de herramientas, hacemos clic en el botón “Alumnos”. Con el ratón sobrevolando el alumno en cuestión (en el ejemplo Iván Esteban) hacemos clic en Editar. Vamos a la pestaña “Recibos”, observamos que el alumno tiene un recibo no pagado. Hacemos clic en el botón del billete a la derecha de este recibo. Y nos sale un menú para cumplimentar los campos. El recibo puede pagarse íntegro o en varias veces si fuese necesario. Digamos que el alumno va a pagar el recibo entero en efectivo. Lo rellenamos así y aceptamos este menú y la pantalla siguiente.

 

 

 

 

 

Después de esto vamos a ver cómo se hace el Diario de Caja. Recuerdo el camino: Recibos > Diario de Caja

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Lo primero que vemos al llegar si es la primera vez es que se ha iniciado el diario de caja. El sistema nos lo dice en una alerta.
Si el día anterior la caja no fue cerrada también quedará reflejado como vemos en la imagen.
En la zona azul tendremos el resumen del día anterior y el de hoy.
Para ve el detalle de los cobros y las salidas de hoy iremos a la parte baja de la pantalla y nos moveremos entre el botón de Cobros y Salidas de Caja.  También se nos ofrece la posibilidad de exportar estos conceptos a una hoja excel. Una vez que hemos justificado los cobros y las salidas de caja podemos Imprimir el Diario y sobre todo, al final del día, “Cerrar la Caja”.

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