Digo lo del miedo porque parece que a uno le dicen que necesita implantar un ERP para mejorar la gestión de su empresa y
- o no sabe lo que es y le asusta por desconocido;
- o piensa en un sistema enorme para empresas enormes que tiene un coste enorme, casi siempre, de decenas de miles de euros.
Al final, ¿qué es un ERP? Las siglas significan Enterprise Resourse Planning, Planificación de Recursos Empresariales. Yo lo considero un conjunto de sub-sistemas de información muy relacionados entre ellos que permiten la gestión de las distintas áreas de la empresa (normalmente: producción, logística, gestión de stocks, facturación, costes, contabilidad…) y que se integran para compartir información. Toda la vida lo hemos llamado sistema de gestión, quizás así nos asustaba menos, pero el concepto ha cambiado un poco. Antes era complicado hablar de modularidad y ahora esto es una de las claves de estos sistemas: distintos módulos de gestión para distintos proceso pero con un núcleo centralizado en una base de datos común para todos.
Es muy importante un concepto: compartir información. En un sistema de información de este tipo cada departamento y cada usuario debe entender que la información que introduce en el sistema va a ser utilizada por otros usuarios de otros departamentos. Por este motivo es importante que la información esté correctamente imputada y a tiempo.
Considero que esto es lo que más debe preocuparnos a la hora de decidirnos por implantar un ERP, al margen de seleccionar al proveedor adecuado. Normalmente, poner en marcha el ERP de una empresa supone provocar cambios en las personas, en su forma de trabajar y en su forma de relacionarse con el resto de personal y los distintos departamentos. Es habitual que los departamentos o las áreas de las empresas se gestionen con sistemas independientes y sin ningún tipo de integración entre ellos. Cuando llega “alguien” o “algo”, el ERP, que cambia esta situación y que hace a las personas tener en cuenta que sus datos son compartidos y que pueden ser utilizados o consultados en cualquier momento pueden surgir ciertas resistencias. Además el usuario ha de abandonar sus procesos, sus herramientas (muchas veces construidas por él mismo) y cambiarlas por sistemas nuevos que, aunque se adapten, no van a ser nunca iguales a los anteriores. Esto, como digo, es lo que puede hacer que instalar un software de gestión empresarial integral se convierta en una hecatombe.
El mismo aspecto que puede hacer engorroso el arranque de un ERP es el que, realmente, marca la diferencia con otros modelos de gestión: base de datos centralizada, información compartida. Esto, en términos de gestión y, sobre todo, a la hora de obtener información es un avance muy importante. Obtener un informe de producción, o balances analíticos, seguimientos presupuestarios, datos de cash-flow e informes de este tipo se obtienen, o así debería ser, pulsando un botón e introduciendo algún parámetro. Sin un sistema de información de este tipo obtener este tipo de informes, normalmente, se convierte en una tarea bastante más complicada y no siempre muy segura.
En general, pasaremos de que hacer facturas en MS Excel (o en soluciones cerradas) a hacerlas en el sistema integrado, lo mismo con las ofertas y presupuestos, los pedidos, la gestión del cobro y otros muchos aspectos de la gestión diaria que pasan a un sistema unido y mucho más eficiente.
En definitiva, el único miedo debería estar en la posibilidad de descubrir que nuestro equipo no está bien cohesionado de raíz, por lo demás, un sistema de gestión no es más que eso, un sistema de gestión, lo importante son las personas que lo manejan. No debería asustar sino ayudar a hacer las cosas un poco mejor y a aprovechar mejor el tiempo.
Seguiré hablando del ERP: de los distintos módulos y peculiaridades; y de la forma en la que desde Ender conseguimos construirlos de forma natural, progresiva y con costes muy ajustados, como siempre, únicamente facturando las horas necesarias para adaptar, formar, implantar, migrar…
