Adaptarse al SEPA: modificaciones en nuestro programa de gestión Turno

¿Que es SEPA?

SEPA es el Sistema Único de Pagos y Cobros en EUROS, es decir, un sistema por el cual podemos utilizar la misma cuenta bancaria en la zona SEPA.

¿En que nos afecta, o mejor dicho, que ventajas nos proporciona la SEPA?.

En realidad, para aplicaciones como TURNO, BRAVO, ARGOS, etc, ninguna, o casi ninguna, porque normalmente el cliente siempre dispone de una cuenta en España.

¿Tengo que modificar o añadir información en mi sistema para adaptarme a la SEPA?

SI, debido al cambio de formato hay que añadir cierta información. Dependiendo del sistema habrá que añadir una información u otra.

¿Qué es el BIC?

El BIC es BANK IDENTIFIER CODE, es decir, un código que se asigna a cada una de las entidades que es único.

El problema es España es que actualmente en España, se han producido infinidad de fusiones de bancos, por lo que un gran número de entidades bancarias han desaparecido, o mejor dicho, han sido absorbidas por otras.

Esto no tendría mayor transcendencia si no fuera porque los clientes han seguido utilizando los número de cuenta de las entidades desaparecidas, y a partir de la aplicación del formato SEPA no se pueden utilizar cuentas de entidades que ya no existen.

¿Qué es la cuenta IBAN. Tengo que modificar todas las cuentas que tengo dadas de alta?

La cuenta IBAN es el nuevo formato de cuenta bancaria que se utiliza en la zona SEPA. En realidad es el mismo número de cuenta que hemos tenido hasta ahora (los 20 dígitos) a los que han añadido 4 caracteres por la izquierda: dos son el código de país (En el caso de cuentas españoles el código es ES), y dos dígitos de control.

Las aplicaciones de ENDER tendrán una utilidad que transformará todas las cuentas bancarias actualmente dadas de alta en el sistema al nuevo formato, con una salvedad. El problema es que los clientes han seguido utilizando su antiguo número de cuenta, ya que las propias entidades hacían la transformación al nuevo número de cuenta. Con la nueva norma, estas cuentas ya no son válidas, ya que pertenecen a entidades desaparecidas, por lo tanto todos los numero de cuenta de entidades desaparecidas ya no son válidos, por lo que habrá que pedir el nuevo número de cuenta.

¿Y el mandato de la orden de domiciliación, que es?

Ahora, con el formato SEPA, es necesario que todos los titulares de las cuentas bancarias autoricen el cargo a sus cuentas mediante la firma de un mandato de orden de domiciliación. Bueno, obligatorio no es, pero sí muy recomendable, ya que si el titular de la cuenta no tiene el mandato firmado, tendrá 13 meses para devolver el recibo.

Este mandato se podrá sacar con la aplicación y entre los datos más importantes que tendrá están: número de mandato, fecha de la firma de dicho mandato, código identificador de acreedor, datos del deudor, número de cuenta IBAN del deudos.

Además, dentro del mandato se debe indicar si el cargo será un cargo puntual, o un cargo recurrente. Por la naturaleza de nuestras aplicaciones, en nuestro caso los cargos serán siempre recurrentes.

Este mandato debe ser generado por la empresa acreedora, y, en teoría, deben ser enviados, ya firmados, a las entidades para su custodia, sin perjuicio de que los acreedores deben quedarse también con dicho mandato en custodia. Digo en teoría, porque esto se deberá de confirmar con cada una de las entidades.

¿Existe alguna restricción en cuanto a los caracteres a utilizar?

A la hora de utilizar las aplicaciones no existe ninguna restricción, pero a la hora de generar el disco con el formato SEPA sí que existen restricciones en cuanto a los caracteres.

En la información que contendrá el fichero SEPA, los caracteres admitidos son:

• De la “A” a la “Z” tanto en mayúsculas como en minúsculas

• / – ¿ : ( ) . , ‘ + espacio

El resto de caracteres no son admitidos. En nuestras aplicaciones el resto de caracteres se transformarán según la siguientes reglas:

• Las vocales acentuadas se sustituyen por la vocal sin acentuar.

• Los caracteres Ñ y ñ se sustituyen por N y n respectivamente.

• Los caracteres Ç y ç se sustituyen por C y c respectivamente.

• El respecto de caracteres no validos se sustituyen por <espacio>.

Modificaciones realizadas en TURNO para su adaptación a la norma SEPA

En este artículo nos centraremos en las modificaciones que se han realizado en TURNO, y en la información que hay que proporcionar al sistema para poder obtener el fichero SEPA 19.14 que es el formato que sustituye al que estábamos utilizando ahora (CSB19).

¿Qué modificaciones se han realizado en TURNO para adaptarlo al formato SEPA?

Para la adaptación de TURNO se han realizado varias modificaciones. Paso a detallarlas:

Inicialización de datos

Se ha añadido una nueva clase “Países”. Esta clase contendrá un campo “Código de País” que será imprescindible que este relleno. En el caso de España, este código es ES.

Además, en la clase provincias (que ya existía), se ha añadido un campo “País” que habrá que inicializar.

Las modificaciones realizadas en los método son:

Bancos (Banc01)

En este método la modificación que se ha realizado es la introducción del campo “BIC” que se debe rellenar de forma obligatoria.

Como se muestra en la imagen, no todos los bancos tiene relleno el campo “BIC”. Los bancos que no lo tienen relleno son bancos que han desaparecido o han sido absorbidos por otros, y que a partir de la introducción del formato SEPA no se pueden utilizar.

Bancos receptores (BARE01)

En este método se ha modificado para transformar las cuentas de la empresa en formato IBAN.

Además, se ha añadido información referente a la dirección del titular de la cuenta. Con respecto a la dirección hay que tener en cuenta que no es requerida, pero que si se rellena algún dato de la dirección, todos los campos relativos a la dirección (Dirección, CP, Localidad, Provincia, País) serán requeridos.

Además, existe un campo “Identificador del acreedor” que se rellenará de forma automática.

En este punto, hay que tener en cuenta un detalle para aquellos que tengan varias cuentas que vayan a utilizar para generar cuadernos SEPA.

Los mandatos de órdenes de domiciliación se firman para un “Identificador del acreedor” concreto.

Este identificador del acreedor se formato con la información del código de país, el NIF del titular y el sufijo para el banco. Normalmente aunque tengamos varias cuentas que vayamos a utilizar para realizar domiciliaciones, todas son del mismo titular, y por lo tanto del mismo NIF, por lo tanto tenemos que tener la precaución de pedir para todas las cuentas el mismo sufijo, para que así se generé el mismo identificador del acreedor. Si tenemos varios “identificador de acreedor”, tendremos que tener firmados tantos mandatos como identificadores distintos tengamos.

Datos personales de alumnos (Alum01)

En el método de datos personales de alumnos, los cambios afectan a la parte de los medios de pago de banco.

En este ventana se han añadido los campos necesarios para introducir el número de cuenta IBAN (Cod. País, y DC IBAN).

Además se ha añadido una pestaña “Dirección SEPA” donde se podrá introducir los datos de la dirección del titular en el formato necesario para el disco. Se ha dejado la pestaña “Dirección” por compatibilidad. Al igual que en los bancos receptores, si se introduce algún dato de la dirección, todos serán requeridos.

Además se ha añadido el campo “Identificador del mandato” que se genera de forma automática (opción por defecto) o manual, y la firma del mandato, que se rellena mediante una opción nueva en la ventana principal de TURNO.

Un cambio importante que se ha producido en este ventana, es que a partir de ahora, el NIF del titular es un campo requerido, por lo tanto se debe revisar todas la cuentas bancarias que tengamos dadas de alta para comprobar que tienen dicho dato, ya que en caso contrario, no se podrá realizar cargos contra dicha cuenta.

A la hora de crear una nueva cuenta bancaria del alumno, los datos del nombre del titular, NIF, y dirección SEPA se rellenarán de forma automática con la información del alumno.

Ventana principal (Turno.exe)

En la ventana principal en el modo “Alumno”, se ha añadido dos nuevas opciones en la parte izquierda. Estas dos nuevas opciones son:

1. Firmar mandato: Permite especificar la fecha en la que se ha firmado el mandato de orden de domiciliación. Una vez especificada la fecha, permite imprimir dicho mandato para sea firmado por el titular de la cuenta.
   A la hora de firmar, si el alumno tiene más de una cuenta bancaria, permite seleccionar que cuenta es la que se va a firmar

2. Imprimir mandato: Permite imprimir el informe del mandato para que sea firmado por el titular de la cuenta.

Remesa de recibos SEPA (TurRec19)

Para la remesa de recibos, se ha creado un nuevo método “Remesa de recibos SEPA”.

Este método es prácticamente igual que el antiguo método “Remesa de recibos”. En cuestión de aspecto, el cambio es únicamente la lista de recibos, que ahora permite hacer una selección de los recibos de forma más simple.

En el caso de este nuevo método, el fichero que se genera tendrá extensión “SEP”. En realidad es un fichero de texto que se puede abrir con el bloc de notas de Windows. Posteriormente este fichero se generará en formato XML, que es el formato obligatorio a partir de 2016.

Un cambio que se ha producido por debido al cambio de modelo, es que, mientras en el formato antiguo existía la posibilidad de incluir dentro de la información del disco la información detallada de hasta 8 asignaturas distintas, además del nombre del alumno y el concepto del recibo que se distribuían en 10 líneas diferenciadas de 20 caracteres, en el nuevo formato SEPA hay 140 caracteres para todo esto, por lo que la información que se enviará al banco será en este orden: Nombre del alumno, concepto del recibo, lista de asignaturas con sus importes, por lo que es posible que no se puede enviar el detalle de todos los conceptos que se están cobrando. Esta información es la que le aparece al titular de la cuenta en el recibo que le envía el banco.

Otro de los cambios es que antes de generar la remesa, se realizará una comprobación de todos los recibos seleccionados para ver si cumplen con los nuevos requisitos, comprobándose igualmente la cuenta “Destino de la remesa” para ver si también cumple con los requisitos.

Los posibles errores que se pueden producir en las cuentas bancarias de los alumnos son:

1. “Debe especificar el nombre del titular de la cuenta bancaria”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el titular de la cuenta. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

2. “Debe especificar el NIF del titular de la cuenta bancaria”. El medio de pago del recibo no tiene especificado el NIF del titular de la cuenta. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

3. “El código de país del IBAN no es correcto”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el “cod. País” de la cuenta bancaria. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

4. “El código país del país de la dirección de la cuenta corriente no es correcto”: Se ha definido en el medio de pago del recibo un país en la dirección, pero, este país no tiene especificado el campo “Código de país”. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y en la pestaña “Dirección SEPA” abrir el desplegable “País”, pulsar sobre el botón “Editar” y rellenar el campo. En el caso de España el código es “ES”.

5. “El DC del IBAN no es correcto”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el “DC IBAN” de la cuenta bancaria. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

6. “El número de entidad no es válido”: La Entidad de la cuenta bancaria del alumno no tiene especificado el número de entidad. Debe ir al menú configuración – Bancos, y rectificar los datos de dicha entidad.

7. “El BIC de la entidad no es válido”: La Entidad de la cuenta bancaria del alumno no tiene especificado de forma correcta el BIC. Debe ir al menú configuración – Bancos, y rectificar los datos de dicha entidad.

8. “El número de oficina no es válido”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el número de oficina de la cuenta bancaria. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

9. “El número de cuenta no es válido”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el número de cuenta de la cuenta bancaria. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

10. “El DC no es válido”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el DC de la cuenta bancaria, o el DC se ha especificado como “**”. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

11. “La referencia del mandato no es correcta”: El medio de pago del recibo no tiene especificado el número de cuenta de la cuenta bancaria. Debe ir a los datos personales del alumno, cuentas bancarias y rellenar de forma correcta los datos de la cuenta bancaria.

12. “La cuenta no tiene la fecha de firma del mandato”: El medio de pago del recibo no tiene firmado el mandato. Debe, en la pantalla principal, seleccionar al alumno y seleccionar la opción “Firmar mandato” que se encuentra en la lista de opciones de la izquierda.

13. “No ha asignado identificador del agreedor al medio de pago”: El mandato del medio de pago del recibo no tiene asignado el mismo “identificador del acreedor” que el banco “Destino de la remesa”. Debe, en la pantalla principal, seleccionar al alumno y seleccionar la opción “Firmar mandato” que se encuentra en la lista de opciones de la izquierda y seleccionar dentro de la lista de bancos recetores el mismo que ha seleccionado en “Destino de la remesa”.

Con respecto a la cuenta seleccionada en “Destino de la remesa” los posibles errores son:

1. “El BIC de la entidad no es valido”: La cuenta seleccionada tiene una entidad que no tiene asignado el BIC, o el asignado no es correcto. Debe ir al menú configuración – Bancos y poner en dicha entidad un BIC correcto.

2. “El código de país del IBAN no es correcto”: La cuenta seleccionada no tiene especificado un “Cod. País” correcto en los datos de “cuenta de cargo”. Debe ir al menú configuración – Bancos receptores y completar los datos de la cuenta de forma correcta.

3. “El código de país de la entidad receptora no es correcto”: La cuenta seleccionada no tiene especificado un “Cod. País” correcto en los datos de “Oficina receptora de los recibos”. Debe ir al menú configuración – Bancos receptores y completar los datos de la cuenta de forma correcta.

4. “El código país del pais de la dirección de la cuenta corriente no es correcto”: La cuenta seleccionada tiene un seleccionado en la dirección un país, y dicho país no tiene especificado de forma correcta el campo “Código de país”. Debe ir al menú configuración – Bancos receptores, editar los datos de la cuenta, desplegar el campo “país”, pulsar en el botón “Editar” y rellenar el campo “Código de país” de forma correcta (ES para España).

5. “El identificador del acreedor de la entidad receptora no es correcto”: La cuenta seleccionada no tiene asignado un “Identificador del acreedor”. Debe contactar con el servicio técnico para solucionar este problema.

Otros métodos afectados

Existen otros métodos afectados también por el cambio, que son todos aquellos que copian información relativa a cuentas bancarias del alumno o del centro, pero que no tienen cambios de aspecto apreciables por el usuario. Algunos de estos métodos son: Centros, Activar alumnos, Matriculación masiva, etc.

Si quieres más información sobre la SEPA, puedes acceder a la página oficial.