Cuando un centro de formación se plantea cambiar de software de gestión, parece que nunca es buen momento para dar el paso. Pero debemos analizar la situación con frialdad y escoger el momento en el que no vamos a tener una carga de trabajo excesiva, ni matriculaciones o creación de cursos nuevos pendientes. De esta manera, podremos hacer el cambio al nuevo software con toda la información preparada y sin hacer cortes en nuestro trabajo habitual.
Justo después de empezar el nuevo curso es el mejor momento. En la escuela ya hemos realizado todas las matriculaciones y tenemos todos los cursos dados de alta y funcionando, hemos superado con éxito el enorme flujo de trabajo de septiembre y ahora nos podemos relajar un poco de cara a las navidades. Así que es el momento óptimo para realizar la migración a otro sistema. Otro momento óptimo, es justo a la vuelta de las vacaciones de Navidad, ya que hemos terminado con las evaluaciones, entrega de notas, calificaciones de exámenes y posibles festivales de navidad, que requieren mucho tiempo y trabajo de nuestro personal. A la vuelta y con el comienzo de año, estamos más tranquilos y tenemos tiempo para dedicar al sistema nuevo.
Un cambio de software de gestión, al igual que la adquisición de un software de gestión para el centro cuando nunca hemos tenido uno, no es un proceso sencillo, no os vamos a mentir. Pero tampoco debe ser algo dramático que nos lleve por la calle de la amargura. Tenemos que tener una previsión de tiempo que le podremos dedicar al sistema nuevo, para pdoer aprender a utilizarlo, un tiempo antes de querer estar funcionando con él a pleno rendimiento en nuestro centro. También tenemos que ser conscientes de que todo cambio requiere un esfuerzo, debemos dedicarle tiempo para aprender y tenemos que ser flexibles para adaptarnos. Si bien es cierto que lo ideal es un software que sea ajustable a las necesidades de cada cliente, no podemos ser tan idealistas como para pensar que vamos a poder seguir haciendo las cosas de la misma manera. Tendremos que adaptarnos también a la nueva forma de trabajar.
Muchas son las preguntas que nos hacen nuestros clientes cuando quieren hacer un cambio de software de gestión y les invaden los miedo y las dudas. Nunca os quedéis con la duda, preguntad todo lo que necesitéis saber antes de aventuraros a trabajar con un nuevo software.
Vamos a tratar de aclararos la dudas más frecuentes e importantes, desde el punto de vista y el modo de trabajar de ender. Que ya sabéis que luego «cada maestrillo tiene su librillo».
¿Perderé mi base de datos al hacer un cambio de software de gestión?
Si llevamos muchos años trabajando con un software de gestión, este es uno de los puntos que más preocupa y muchas veces, por desconocimiento, ni siquiera nos planteamos cambiar.
No hay que tener miedo. Nosotros tenemos preparados nuestros sistemas de manera que podemos importar rápida y fácilmente todos los datos de carácter personal de vuestra base de datos: nombres, apellidos, teléfonos, direcciones, números de cuenta… Sería impensable hacer un cambio si tuviéramos que introducir uno a uno todos nuestros alumnos y profesores en el sistema.
Atenea, sistema de gestión online para academias.
¿Y qué pasa con los datos económicos o académicos?
Respecto a este tema la cosa se complica, porque dependemos del software que estuvieras utilizando antes y la compatibilidad que exista con otros sistemas… pero para no volverte loco con términos informáticos, resumiré las distintas opciones:
- Tienes un software compatible, como por ejemplo, cualquiera de los sistemas anteriores de Ender (Gescon, Turno o Bravo). No hay problema. Podemos hacer la migración directa de todos los datos, sin que pierdas absolutamente nada. Y además, si eres cliente de Ender, te regalamos la migración.
- Tienes un software que no es compatible para realizar la exportación de datos. Tienes dos soluciones:
- Realizamos un presupuesto estimando las horas que nos va a llevar desarrollar un proceso para poder exportar todos los datos económicos y académicos de tu software, e importarlos al nuevo. Esta opción suele ser costosa y, como solemos decir, «va a salir más caro el collar que el perro». Por lo que te recomendamos la segunda solución:
- Puedes dejar el software antiguo a modo de consulta de datos históricos y comenzar con el nuevo desde cero. Tampoco hay que llevarse las manos a la cabeza, ya que el histórico de datos de una empresa, no suele tener mucho valor más allá de los 4 años.
¿Y cuánto cuesta?
Nosotros no cobramos gastos añadidos de consultoría. El coste será el precio que tenga el software de gestión que adquieras para tu academia, en el que incluimos la formación y el soporte técnico que necesites. Si se trata de nuestro sistema de gestión online Atenea, el alojamiento de la plataforma también está incluido en el precio. Como ya hemos dicho, la migración de la base de datos tampoco tiene por qué tener ningún coste añadido cuando realizas un cambio de software de gestión.
Tenemos ofertas disponibles para clientes de sistemas anteriores a Atenea. ¡Consúltanos!
Durante este mes de septiembre, hemos enviado una newsletter a todos nuestros clientes de sistemas antiguos para facilitarles la evolución a un sistema nuevo. Si eres cliente de ender y no has recibido nuestro email, contacta con nosotros, ya que constantemente sacamos ofertas y hacemos descuentos a nuestros clientes.
