Antes de que nadie se me eche al cuello, esto no es un sesudo análisis del grado de penetración (con perdón) de las tecnologías de la información en las empresas españolas, ni nada eso… simplemente es una reflexión, basada en las empresas que hemos visto durante los últimos años, del uso que las empresas pequeñas le están dando a las TI para su trabajo diario.
En este caso, no estoy pensando tanto en ‘cuántos ordenadores tiene la empresa’, o cuánto dinero se gasta anualmente, sino en términos de cómo la informática, y especialmente el software, que es lo que más me interesa, altera la forma de trabajar la empresa (y si la mejora o no, claro). Además de escribir cartas, correos electrónicos y navegar por Internet, la parte que más me interesa es qué hace la gente para ayudarse en la gestión de la empresa… ¿cómo facturan? ¿cómo llevan la base de datos de clientes? ¿tienen alguna?
Todos sabemos que, mal que bien, prácticamente cualquier empresa actual tiene al menos un ordenador en la oficina, casi siempre uno por trabajador, pero… ¿qué hace la gente con ellos? ¿jugar al solitario? Me gustaría reflexionar sobre hasta dónde llegan las empresas en términos de software.
Correo electrónico, la sempiterna office y bases de datos Excel por doquier
Dejando de lado algunas empresas en las que el uso del ordenador se limita a ocupar espacio, creo que al menos aquí llegan la mayoría de las pequeñas empresas que conozco: tienen una cuenta de correo (normalmente una por empleado) y llevan su gestión a través de una mezcla, mejor o peor, de hojas de Excel, tablas Access y documentos Word.
Todos los años de versiones piratas de la Office (ya que estoy: coged la OpenOffice, que es gratis o usad alguna de las alternativas libres que hay online) han hecho que, mal que bien, todo el mundo se maneje con Word y Excel.
Así que, como es lo que tienes a mano, es lo que utilizas… para tener una base de datos de clientes, te haces una Excel y vas guardando los datos. Luego, para hacer la facturación, o haces las facturas directamente en Word, o las haces en Excel, que es más fácil de formatear… al final, parece que la Excel vale para todo (y es así en algunos casos). Así, el encargado de facturación tiene su Excel con las facturas. El comercial, otra en la que lleva la lista de clientes, la gente de producción sus propias hojas para controlar el trabajo, etc.
Que nadie me entienda mal… esto funciona, y en muchos casos la empresa no necesita nada más. Ya sabéis lo que dice la piedra angular de la informática… si funciona, no lo toques. Ahora bien, hay veces en que ya sea la complejidad de los procesos (muchos datos que hay que gestionar o cruzar) o simplemente el tiempo, hacen que esto no sea cómodo. Principalmente, lo que pasa, es que las Excel se hacen tan complejas, sobre todo cuando la gente aprende a usarla mejor, que nadie las puede comprender salvo el que las ha hecho (para ejemplo, este fantástico artículo sobre ‘la gran hoja Excel‘).
Llegado a este momento, la siguiente fase:
La aplicación de gestión
Una vez llegado a este punto (y creo firmemente que en la PYME hay que pasar por el anterior y llegar a su umbral para pasar a la siguiente fase), pasamos a buscar un programa de gestión que esté pensado para nuestro negocio. El ejemplo más claro es la contabilidad… creo que a día de hoy no hay ninguna empresa que no tenga un software de contabilidad para su gestión. También es verdad que la mayoría tiene la contabilidad subcontratada a una gestoría, así que está un poco más oculto.
Igual que con la contabilidad, la empresa tiende a buscar o bien un software para facturar y llevar la cartera de clientes, o bien un software para gestionar su proceso productivo (lo que más le preocupe). En algunos casos, las dos cosas.
Aquí empieza una gran batalla, que durará mucho tiempo… conseguir que la gente que ha trabajado duramente para conseguir una hoja Excel con muchísima funcionalidad deje de utilizarla, y se ponga a usar una aplicación completamente nueva, de la que en muchos casos no se fía.
Esta pelea puede durar años, y he visto situaciones en la que la gente llega a trabajar el doble: por un lado rellena los datos en la aplicación de gestión, porque se lo dice el jefe, y por otro tiene su Excel que es lo que utiliza para trabajar. En fin!
Una vez todo el mundo, más o menos, se acostumbra a usar la aplicación, las cosas mejoran sensiblemente: se reduce la duplicación (aunque no se elimina del todo), los procesos tediosos se acortan y se tiene más información (que no conocimiento) sobre lo que pasa en la empresa.
Creo que para la mayoría de las Pymes esta situación es suficiente… han resuelto lo que llamo el ‘día a día’, es decir, no se les pierde información, no dejan de cobrar facturas porque se les olvida que estaban pendientes, los clientes están todos atendidos y controlados, etc. Todos contentos.
O casi todos, porque hay algunas situaciones en las que esto no es suficiente: cuando el proceso de la empresa es un poco particular, o cuando no encuentras una aplicación estándar que te satisfaga. Aquí, muchas empresas caen en un pantano:
Tengo un amigo que es informático, nos hace un programa por cuatro duros
Muchos de los que hayan pasado por esta etapa (que puede ser que vaya antes de la etapa del software estándar, depende) sentirá un escalofrío por la espalda al recordarla… es aquél momento en el que alguien de la empresa propone hacer un programa a medida, por varias posibles razones:
- Las aplicaciones que hay en el mercado no nos convencen… nuestra forma de hacer las cosas es particular.
- Son caras, podemos hacernos una más barato si la hacemos nosotros (los pelos de punta sólo de escribir esto).
- Hacemos una, y la vendemos, así al final nos sale gratis y tenemos un programa como nosotros queremos.
- Buscamos una solución de software libre, y la adaptamos.
Puede ser alguna de estas razones o una combinación de varias, pero mucha gente se encuentra en esta situación.
El caso de la solución de software libre es un poco especial, y es la mejor opción si es posible: si es un proyecto activo, que tiene muchos programadores colaborando, el software será bueno; en cualquier caso, hay que conseguir a alguien que se encargue de la programación que haga falta.
En algunos casos es uno de los trabajadores de la empresa, que tiene conocimientos de programación, o el hijo/hermano/primo de alguien de la empresa (perdón por el sexismo, también hay hijas, hermanas y primas) el que se hace cargo, como parte de su trabajo si es un empleado o cobrando poco dinero si es un allegado… con la mejor voluntad del mundo, se pone Access y Visual Studio en ristre a programar lo que la gente de la empresa le va pidiendo. En otros casos, se contrata a un programador Freelance, por un precio fijo, para que programe lo que necesitamos.
Una vez más, el disclaimer: a mucha gente esto le funciona bien, y tienen una aplicación que les sirve para lo que necesitan. Sin embargo, también hay dos situaciones muy comunes:
- El empleado o allegado se cansa o se va, por esas circunstancias de la vida, y el proyecto se queda a medias o esbozado. Conclusión: tiempo perdido por parte de todos.
- El programador se da cuenta del marrón en el que se ha metido: se pactó un precio cerrado y como la especificación no hace más que cambiar, el tiempo de trabajo se dispara. En estas circunstancias, y dependiendo de la experiencia del programador, o bien ejerce de pringao y sigue adelante, o se planta y pide más dinero, y empiezan las peleas.
Si hay suerte, llegamos a tener una aplicación que funciona bien y que cumple los requisitos actuales de la empresa… se ajusta bien y tiene los informes que hacen falta.
Igual que en todos los casos anteriores, muchas empresas pueden quedarse aquí tan contentas, pero hay una cosa a tener en cuenta: eventualmente, la forma de hacer las cosas de la empresa puede cambiar. Puede ser un cambio de legislación (el ejemplo clásico: el IVA codificado en bruto al 16%, ahora que está a punto de subir al 18), o una decisión de la dirección de la empresa de cambiar la forma de hacer las cosas: mejorar el proceso, que es algo que todas las empresas deberían hacer continuamente.
Aquí se presenta un problema: ¿modificamos la aplicación que hay? puede ser que el programador que la hizo ahora se dedique a otras cosas y no le interese… también puede ser que la aplicación esté tan liada que ya no haya quien le meta mano (lo que se llama la gran bola de barro). El único que puede hacer algo en la aplicación es el programador que la hizo, y ni siquiera está claro que le interese.
En esta situación hay varias alternativas: o la empresa se vuelve a un sistema estándar del mercado, o se lía la manta a la cabeza y hace uno nuevo con otro programador, o hace lo que creo que es peor para todos, y lo que pasa a menudo: ajusta su forma de trabajar a la aplicación de gestión que tiene… así se pierde ventaja competitiva, todas las empresas acaban haciendo más o menos lo mismo, que es lo que dictan las aplicaciones de gestión del mercado.
La otra opción, que es la que me parece mejor (eso estaba claro, porque es a lo que nos dedicamos), es buscar una empresa que sea capaz de hacer desarrollo a medida, y si es posible que tenga una plantilla de sistema que se pueda adaptar…
Un sistema de información que vaya contigo
El objetivo llegado a esta fase es intentar no repetir los problemas del pasado:
- No duplicar la información: si es posible, tener un sistema que englobe toda la actividad de la empresa.
- Tener una aplicación que pueda modificarse con el tiempo, no algo completamente cerrado.
- No quedarte ‘colgado’, confiar en una empresa que vaya a estar contigo años.
En realidad, todo esto es lo que se llama un ERP, no una aplicación de gestión: es un sistema informático que funciona como un mapa de todo lo que pasa en la empresa… centraliza toda la información que se produce y maneja en el sistema y permite procesarla a posteriori para extraer conocimiento.
Si tienes unos pocos de cientos de miles de Euros, vas a las grandes compañías del mercado, y te implantan lo que se llama una solución sectorial. Es más o menos lo que describía en al final del punto anterior: una plantilla de sistema de información del sector de la empresa, y que un equipo de consultores y programadores adaptan a tus necesidades.
Que nadie se engañe aquí: si se hacen las cosas de forma medianamente correcta, al final la empresa va a tener un sistema fantástico, que puede ser modificado a posteriori y que es extremadamente estable, porque está implantado por diversos equipos en infinidad de empresas.
Ahora bien, esto tiene un precio, y si estamos hablando de las grandes consultoras… ese precio no es pequeño. Sólo el importe de las licencias es tremendo, a lo que hay que añadir las horas de consultoría y adaptación necesarias para tener un sistema como el que necesitas…
¿Y si eres una empresa pequeña de verdad? Si no te puedes gastar 60.000 Euros en un sistema de información, qué haces? pues lo tienes chungo, la verdad… buscar una empresa que pueda hacerte un desarrollo a medida y que tenga todas estas cosas en la cabeza.
Qué voy a decir a estas alturas… cuento esto porque describe lo que hemos estado haciendo los últimos años, y lo que entiendo que debe hacerse en las Pymes… nosotros hemos hecho aplicaciones estándar durante mucho tiempo, y siempre nos hemos encontrado con los mismos problemas… la gente quiere cambios continuamente, así que me parece que ese modelo no se ajusta del todo a lo que la gente quiere…
Poco más tengo para contar de este tema… con un poco de suerte tú que lees esto identificarás la fase en la que se encuentra tu empresa, y este artículo te servirá de ayuda para saber por dónde seguir (o para avisarte de los peligros que hay en la carretera).
