- Los contactos los tiene cada trabajador en su Outlook (o equivalente)
- No existe un archivo único compartido de clientes (y mucho menos con los contactos en cada cliente asociados)
- Las facturas las tiene el que las genera en una hoja de cálculo en su equipo o carpeta compartida, a lo sumo.
- La gestión del cobro se hace con otra hoja de cálculo o en papel o simplemente sobre la marcha cuando la tesorería se resiente.
- Los gastos son un montón de papeles de muchos colorines que o bien se envían tal cual a la gestoría o alguien introduce en un sistema interno de contabilidad.
- Las previsiones de tesorería, el cash-flow, se suele hacer a ojo o pasando un par de mañanas cruzando datos de distintos sistemas.
- La gestión comercial: cada comercial suele tener su carpeta de ofertas hechas en Word en su equipo, en ocasiones agrupadas por tipo de cliente. ¿Oferta nueva? Cojo una similar, la copio y le cambio el cliente, el presupuesto…
- Y los informes de seguimiento presupuestario, facturación, costes, balances… requieren días.
Son sólo algunos ejemplos. Para aquél que tenga bien resuelto 3 de estos puntos en un sistema integrado mi más sincera enhorabuena. El que tenga más de 3 puntos organizados es un ejemplo a seguir en los tiempos que corren.
Como decía el otro día, en mi opinión esto es más fácil de lo que parece y debería suponer un esfuerzo en tiempo y costes muy controlado. Veamos el ejemplo más sencillo y más fácil de poner en marcha: Clientes y Contactos.
De forma conceptual, explicaré cómo proponemos la gestión de clientes y contactos. Obviamente hablo de un sistema integral, apoyado en una buena base de datos relacional y centralizada y con una serie de procesos que ayudan en la gestión de esta información. Pero ahora me limitaré a definir el modelo.
Naturalmente es imprescindible contar con una tabla de clientes a la que pueda acceder todo el personal de la empresa (no me meto en políticas de permisos aunque en Ender, todo el mundo puede acceder a esta información). Esta tabla va a estar relacionada con un buen montón de entidades del sistema (las que están marcadas con *) y debe tener algo parecido a esto (principio de un modelo de datos amplio aunque no excesivamente complejo):
Clientes
-
Ejemplo de modelado de datos Nombre
- Código postal
- Ciudad
- Comunidad Autónoma *
- Provincia *
- País *
- Teléfono
- Fax
- Web
- Observaciones
- CIF
- Identificador interno
- Tipo de cliente *
- Tipo de negocio *
- Tipo de IVA por defecto *
- Forma de pago por defecto *
- Cuenta financiera por defecto *
- Datos de facturación por defecto
- Contacto principal
- Dirección
- Dirección facturas por defecto
- Att facturas
- Titular de cuenta domiciliación
- Entidad domicilación
- Oficina domiciliación
- DC Domiciliación
- Nº de cuenta domiciliación
- Acciones comerciales *
- Facturas previstas *
- Planes de facturación *
- Facturas *
- Proyectos *
- Ofertas a clientes *
- Cuentas contables *
- Contactos *
- [Datos de log: Usuario que creó el registro, último usuario que lo modificó, Fecha de Creación, Fecha de Actualización… Esto y una tabla de accesos afectará a todas las tablas del sistema]
Cada cliente podrá tener asociados uno o más contactos, una propuesta de modelización:
Contactos
- Nombre
- Teléfono directo
- Fax directo
- Teléfono móvil
- Web
- [Cliente al que pertenece]
- [Proveedor al que pertenece, la misma tabla nos servirá para los contactos de clientes, de proveedores o contactos genéricos.
- Observaciones
- Dirección
- Departamento / Entidad
- Cargo
- [Datos de log]
Esta parte del modelo es de lo más sencillo pero se traduce, al menos, en lo siguiente:
- Todos los usuarios utilizan la misma agenda de clientes y contactos. Agenda centralizada e integrable con lo que haga falta (correo, mailing…) pero no ligada a nada externo.
- Información bien organizada. Si necesito algo de un cliente (consultar datos, facturas, ofertas, cobros, localizar un contacto…) parto de la ficha del cliente, ahí tiene que estar todo.
- Se acaba el tener que tener las cosas en carpetas del equipo local o carpetas compartidas. La información se soporta en una base de datos centralizada y está accesible para todos.
- Los privilegios deberían asegurar que sólo actualizan los datos personas autorizadas.
Es básico hacer algo así, no cuesta casi y se amortiza el pequeño esfuerzo en dos días.
