El ERP en micropymes y pymes II

Lo habitual cuando uno llega a estudiar los procesos de una empresa (pasa en las microempresas pero también en las no tan pequeñas) es encontrarse con algo parecido a esto:
  • Los contactos los tiene cada trabajador en su Outlook (o equivalente)
  • No existe un archivo único compartido de clientes (y mucho menos con los contactos en cada cliente asociados)
  • Las facturas las tiene el que las genera en una hoja de cálculo en su equipo o carpeta compartida, a lo sumo.
  • La gestión del cobro se hace con otra hoja de cálculo o en papel o simplemente sobre la marcha cuando la tesorería se resiente.
  • Los gastos son un montón de papeles de muchos colorines que o bien se envían tal cual a la gestoría o alguien introduce en un sistema interno de contabilidad.
  • Las previsiones de tesorería, el cash-flow, se suele hacer a ojo o pasando un par de mañanas cruzando datos de distintos sistemas.
  • La gestión comercial: cada comercial suele tener su carpeta de ofertas hechas en Word en su equipo, en ocasiones agrupadas por tipo de cliente. ¿Oferta nueva? Cojo una similar, la copio y le cambio el cliente, el presupuesto…
  • Y los informes de seguimiento presupuestario, facturación, costes, balances… requieren días.

Son sólo algunos ejemplos. Para aquél que tenga bien resuelto 3 de estos puntos en un sistema integrado mi más sincera enhorabuena. El que tenga más de 3 puntos organizados es un ejemplo a seguir en los tiempos que corren.

Como decía el otro día, en mi opinión esto es más fácil de lo que parece y debería suponer un esfuerzo en tiempo y costes muy controlado. Veamos el ejemplo más sencillo y más fácil de poner en marcha: Clientes y Contactos.

De forma conceptual, explicaré cómo proponemos la gestión de clientes y contactos. Obviamente hablo de un sistema integral, apoyado en una buena base de datos relacional y centralizada y con una serie de procesos que ayudan en la gestión de esta información. Pero ahora me limitaré a definir el modelo.

Naturalmente es imprescindible contar con una tabla de clientes a la que pueda acceder todo el personal de la empresa (no me meto en políticas de permisos aunque en Ender, todo el mundo puede acceder a esta información). Esta tabla va a estar relacionada con un buen montón de entidades del sistema (las que están marcadas con *) y debe tener algo parecido a esto (principio de un modelo de datos amplio aunque no excesivamente complejo):

Clientes

  • Modelo de datos - Clientes - Ender
    Ejemplo de modelado de datos

    Nombre

  • Código postal
  • Ciudad
  • Comunidad Autónoma *
  • Provincia *
  • País *
  • Teléfono
  • Fax
  • E-Mail
  • Web
  • Observaciones
  • CIF
  • Identificador interno
  • Tipo de cliente *
  • Tipo de negocio *
  • Tipo de IVA por defecto *
  • Forma de pago por defecto *
  • Cuenta financiera por defecto *
  • Datos de facturación por defecto
  • Contacto principal
  • Dirección
  • Dirección facturas por defecto
  • Att facturas
  • Titular de cuenta domiciliación
  • Entidad domicilación
  • Oficina domiciliación
  • DC Domiciliación
  • Nº de cuenta domiciliación
  • Acciones comerciales *
  • Facturas previstas *
  • Planes de facturación *
  • Facturas *
  • Proyectos *
  • Ofertas a clientes *
  • Cuentas contables *
  • Contactos *
  • [Datos de log: Usuario que creó el registro, último usuario que lo modificó, Fecha de Creación, Fecha de Actualización… Esto y una tabla de accesos afectará a todas las tablas del sistema]

Cada cliente podrá tener asociados uno o más contactos, una propuesta de modelización:

Contactos

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Nombre
  • Teléfono directo
  • Fax directo
  • Teléfono móvil
  • E-Mail
  • Web
  • [Cliente al que pertenece]
  • [Proveedor al que pertenece, la misma tabla nos servirá para los contactos de clientes, de proveedores o contactos genéricos.
  • Observaciones
  • Dirección
  • Departamento /  Entidad
  • Cargo
  • [Datos de log]

 

Esta parte del modelo es de lo más sencillo pero se traduce, al menos, en lo siguiente:

  • Todos los usuarios utilizan la misma agenda de clientes y contactos. Agenda centralizada e integrable con lo que haga falta (correo, mailing…) pero no ligada a nada externo.
  • Información bien organizada. Si necesito algo de un cliente (consultar datos, facturas, ofertas, cobros, localizar un contacto…) parto de la ficha del cliente, ahí tiene que estar todo.
  • Se acaba el tener que tener las cosas en carpetas del equipo local o carpetas compartidas. La información se soporta en una base de datos centralizada y está accesible para todos.
  • Los privilegios deberían asegurar que sólo actualizan los datos personas autorizadas.

Es básico hacer algo así, no cuesta casi y se amortiza el pequeño esfuerzo en dos días.

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