Un sistema de información, un ERP, el software de gestión en general es algo de lo más aburrido. Necesario y útil, de acuerdo, pero sin demasiado glamour una vez que la empresa lo tiene resuelto después de las divertidas semanas de puesta en marcha (el que se ha visto en una implantación de software de gestión sabe que esta última fase sí tiene su punto).
Esto se puede arreglar ideando y poniendo marcha servicios en la web para nuestros clientes, trabajadores, proveedores e incluso clientes potenciales. Se trata de tener un poco de imaginación y pensar en posibles funciones, empezando por partes sencillas.
Al menos tenemos los siguientes motivos que nos pueden llevar a incluir servicios de este tipo en la web:
- Mejorar la comunicación con clientes, proveedores y potenciales clientes.
- Optimizar procesos manuales.
- Utilizar este tipo de servicios, aún hoy no habituales, como argumento de venta que nos diferencie de nuestra competencia.
- Implantar procesos que de otra forma sería imposible ofrecer.
- Facilitar la imputación de información de los trabajadores a los sistemas de información.
Algunos ejemplos prácticos:
- Uno de los servicios más habituales es permitir de forma automática que los clientes puedan descargar sus facturas desde la extranet de la empresa. Esto es muy sencillo aunque requiere un sistema de gestión bien organizado, obviamente, pero esto va a ser requerido casi en cualquier caso. Esta funcionalidad es sencilla pero puede servir de puesta en marcha de una extranet para clientes que vaya incorporando nuevas funciones. Si a esto le añadimos una pasarela de pago podemos, incluso, matar dos pájaros de un tiro.
- En casos en los que nuestros servicios incluyan o se basen en documentos, archivos o estructuras de datos también es factible y recomendable el permitir que el cliente pueda, debidamente autenticado, acceder a esa información. Aquí importa mucho el ser imaginativos y, ayudados por alguien que tenga experiencia en esto, pensar en aquéllas cosas que «nos podamos estar guardando» para nosotros cuando podrían estar a disposición del cliente / proveedor, sin esfuerzo. Ejemplos típicos son:
- Boletines de evaluación, certificados de estudios, horarios y otros informes para alumnos en centros de formación o departamentos de formación / recursos humanos de empresas.
- Documentación tipo nóminas, contratos y otros documentos para los clientes de gestorías y asesorías. Aprovecho aquí para comentar que todos estos ejemplos están contemplados en la LOPD, así que hay tener siempre cuidado y cumplirla, claro.
- Informes de progreso de proyectos, horas incurridas en proyectos y otros datos productivos para empresas de producción bajo pedido (constructoras, empresas de diseño, etc.) Esto, además de ofrecer el servicio al cliente, proporciona, en mi opinión, muy buena imagen del cuidado y control en los proyectos por parte de la empresa.
- Otros: Estado de pedidos / envíos en empresas de logística o tiendas off-line; permitir la imputación de pedidos vía web; habilitar opciones de renovación de servicios periódicos.
- Servicios web para nuestros propios empleados: no es difícil, por ejemplo, hacer una aplicación para permitir la imputación de partes de trabajo o presupuestos vía internet por parte de nuestros trabajadores fuera de la oficina. Pensemos en lo que se gana teniendo esta información en tiempo real en nuestros sistemas y el tiempo que se ahorra al departamento de administración.
- Tirando del hilo, según el tipo de negocio y haciendo las cosas de forma progresiva , tenemos las tiendas online y extranet para clientes / proveedores completas.
Con esto resuelto llegaría el momento de plantear implantar servicios para terminales tipo iPhone, Android o Black Berry. Un buen método, por ejemplo, para hacer la imputación de partes de trabajo para trabajadores que pasan la mayor parte del tiempo fuera de la oficina.
Como decía, es cuestión de imaginación y poner un poco de entusiasmo pero también hay que saber que este tipo de herramientas son factibles, ayudan a vender y nos pueden ahorrar mucho tiempo en las gestiones cotidianas.
