Gestión de academias y otros centros de formación, la historia

Gestión de centros de enseñanza - Ender
Evolución del software para gestión de academias y otros centros de formación desde 1996

Pues son casi catorce años dedicados a hablar con centros de todos los tipos y colores. Grandes, pequeños; públicos, privados; españoles, extranjeros…

Yo al principio me dedicaba a “las tripas” junto a Domingo (y más tarde más enderianos). Entonces era distinto, no había competencia apenas, casi no había ordenadores!!! El trabajo tenía su complicación porque partíamos casi de cero pero más allá de la programación o la funcionalidad nos dedicábamos a “luchar” con usuarios que en muchos casos no habían usado nunca un ordenador.

Al final, el “poder de la informática” casi obligaba a las empresas y entidades públicas a hacerse con sistemas como los que proponíamos nosotros (Gestión de Centros de Enseñanza, Gescon en 1996). Aunque sólo fuese por estos motivos:

  • La domiciliación de recibos (cuaderno 19). Para los centros privados era motivo más que suficiente para implantar un sistema de gestión. El tiempo y esfuerzo que se ganaba al automatizar la gestión de los recibos compensaba con creces la inversión.
  • La generación de actas oficiales. En este caso los centros públicos (Escuelas municipales, Conservatorios, …) eran los hacían su trabajo más eficaz generando documentación oficial con Gescon.

Y de ahí, para arriba. Los clientes se acostumbraron a resolver cada vez más tareas con Gescon y otros y solicitaban funcionalidad nueva que desde aquí intentábamos ir incorporando.

Pese a que Gescon se actualizaba periódicamente la tecnología, que nos adelantó rápido, y las peticiones de los clientes hicieron que en 2001 nos planteásemos revisar todo el código de la aplicación y crear un sistema nuevo, Turno.

Con base de datos nueva y mucho más potente (Firebird) y sobre el motor que habíamos desarrollado para la creación de ERPs y otros sistemas a medida (Olympo), después de un año teníamos una versión completa, estable y con mucha funcionalidad nueva que antes no podíamos ni imaginar: extranet y otros servicios web, preinscripción online, …

De esta forma resolvíamos las carencias de Gescon y muchos clientes fueron migrando (y aún siguen haciéndolo) de Gescon a Turno. Turno nos permite, además, dar solución a necesidades particulares de cada centro. El desarrollo de la metodología de programación, control de versiones e integración continua hacen que podamos, incluso, mantener ramas separadas del código cuando un proyecto lo requiere manteniendo coordinado “lo común”.

En este sentido la capacidad de adaptación de nuestros sistemas a la idiosincrasia de cada empresa, hacen que el cliente minimice el número de “concesiones” a hacer para adaptar su organización a un sistema. Después de tantos años, nos damos cuenta, de que, aunque hay que tener cuidado con adaptar demasiado, no siempre es bueno negarse a modificaciones exclusivas para un determinado cliente.

Con Turno ya estable e implantando en diversos centros, sobre todo Casas de Cultura y Escuelas Municipales, surgió en 2004 el reto de desarrollar un sistema para la gestión de una empresa de formación de idiomas, International House Madrid.  Hasta entonces el centro más grande al que nos enfrentábamos. Hoy, después de decenas de reuniones y miles de líneas de código, podemos decir que logramos terminar con éxito un ERP orientado a centros de formación. Bravo!, se llama.

El planteamiento y la estructura de Bravo! es muy distinto al de Turno. Lo cierto es que ambos son sistemas totalmente vigentes a día de hoy y complementarios desde un punto de vista comercial o de cliente objetivo. Dependiendo de la naturaleza del centro se analiza en cada caso el mejor punto de entrada para la informatización o reingeniería del sistema que tenga el posible cliente. A día de hoy, Bravo! se ajusta perfectamente a una empresa de formación de idiomas pero sería complicado hacerlo funcionar correctamente, por ejemplo, en una academia de recuperación de matemáticas. Para este último ejemplo, Turno es el camino lógico.

Al final, se trata de disponer de un punto de partida, Turno o Bravo!, y plantear cada cliente como un pequeño (a veces no tan pequeño) proyecto de desarrollo a medida. Es decir, las estructuras básicas (matriculación, registro de alumnos, profesores, grupos, horarios, sistemas de evaluación, recibos y gestión económica, etc.) están hechas y probadas. También son sistemas con un alto nivel de posibilidades de adaptación previa basado en parámetros. Lo que resta en cada caso es, por tanto, un trabajo de adaptación fina que hace que la gestión sea lo más parecida posible al modelo y estrategia que el cliente plantee.

Y bueno, ya seguiré, porque queda muchísimo que contar. A modo de zanahoria diré que estamos también terminando de adaptar un sistema totalmente online que está dando muy buenos resultados.

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