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Empresas
Acceso: Configuración > Empresas > Sección Empresas, “Editar”
La primera vez que accedemos a ATENEA veremos que ya existe una empresa dada de alta a modo de ejemplo. Lo mejor es modificar esa misma. Rellenaremos los campos con la información requerida tratando de ser lo más exhaustivos posible.
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Centros
Acceso: Configuración > Centros > Sección Centros, “Nuevo”
La creación de al menos un centro es obligatoria para el desarrollo posterior de la oferta formativa. En esta sección es donde rellenaremos la información. Un centro va asociado a una empresa y a un banco receptor. Como aún no lo hemos rellenado, lo podemos dejar vacío de momento o vincular nuestro centro al banco receptor de prueba.
Los campos con asterisco * serán en todo momento de obligado cumplimiento. -
Banco Receptor
Acceso: Configuración > Empresas > Sección Crear Bancos Receptores, “Crear Bancos Receptores”
En esta sección crearemos un nuevo banco para el centro o los centros que acabamos de crear. Es posible crear más de uno.
Un Banco receptor está vinculado desde su creación a una empresa y a un centro. Para que podamos usarlo en el cobro de recibos y facturas deberemos dejar el campo “Activo” señalado. -
Centros
Acceso: Configuración > Centros > Sección Centros, “Nuevo”
Tras la creación del banco receptor, volveremos al centro y comprobaremos que el banco receptor ha sido asignado a este centro y que la opción por defecto le ha sido también asignada.
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Series de Numeración
Acceso: Configuración > Departamentos > Sección Series de Numeración, “Nuevo”
Este paso será esencial para las facturas, recibos y otras cosas. Por eso forma parte de los primeros pasos que vamos a realizar en la primera configuración de ATENEA.
Una buena costumbre es tener una nueva serie de numeración para cada año y crear una para recibos y otra para facturas.
Por ejemplo, si creamos una serie de numeración para recibos aplicable solo a los de 2015, la llamaremos RECIBOS_2015 con las fechas adaptadas al inicio y fin de este mismo año y con un prefijo R15/. Activaremos también la casilla “Aplicar A Recibos”, pero no la de facturas.
Este es solo un ejemplo. Cada cliente debe encontrar su forma óptima de trabajar y adaptar ATENEA a sus costumbres teniendo en cuenta las posibilidades del programa. -
Tipos de Enseñanza (si fuese necesario)
Acceso: Configuración > Estudios > Sección Tipos de enseñanzas, “Nuevo”
Las opciones pre-instaladas en ATENEA incluyen una serie de “Tipos de enseñanza” que toman lo más general que se puede querer incluir (Obligatoria, Optativa y Libre disposición). En muchos casos esto podría ser suficiente.
Pero puede ser también que estas opciones no tomen en cuenta las necesidades de nuestro centro. Por ejemplo si somos una escuela de música que desea introducir tipo de enseñanza “Instrumento” para incluir en él todas las enseñanzas de los distintos instrumentos cuya práctica se enseñan en nuestro centro. La creación es bastante sencilla. Basta en principio con el nombre. Una academia de idiomas podría poner un único tipo llamado “Idioma”. -
Enseñanzas
Acceso: Configuración > Estudios > Sección Enseñanzas, “Nuevo”
Creados los tipos de enseñanza, procederemos a registrar las enseñanzas genéricas de nuestro centro. Porque cada enseñanza implica una referencia a un tipo de enseñanza. También habrá que señalar la casilla activa, para que la enseñanza sea accesible más tarde.
En una escuela de idiomas las enseñanzas sería: Inglés, Francés, Chino, Alemán, Español…
En una escuela de música: Piano, Violín, Clarinete,… -
Niveles (opcional)
Acceso: Configuración > Estudios > Sección Niveles, “Nuevo”
Los niveles hacen referencia a una enseñanza concreta.
En una escuela de idiomas serían: A1 Inglés, A2 Inglés, B1 Inglés, B2 Inglés… A1 Francés, A2 Francés… por ejemplo.
En una escuela de música: 1º de Piano, 2º de Piano…. 1º de Violín, 2º de Violín,…
No es obligatorio poner así los niveles. Algunos optan por usar a tal efecto el árbol de productos. Pero en la creación de cursos y la de grupos veremos que hay una casilla nivel que hará referencia a lo que aquí pongamos. Si queremos que esta información sea accesible desde los cursos y grupos es aquí donde habrá que rellenarla. -
Departamentos
Acceso: Configuración > Departamentos > Sección Departamentos
Una vez configurados los números de serie y las enseñanzas. Crearemos los departamentos. Este paso será muy importante para asuntos posteriores. ATENEA solo permitirá hacer ciertas cosas si hemos elegido nuestro departamento. Y para eso, habrá que haberlos creado previamente.
Para crear un departamento, le daremos un nombre, nuestra empresa, la ligaremos a una serie de enseñanzas y a una o varias serie de numeración. Esto posibilita que cada enseñanza tenga su departamento, para que los administrativos de inglés vean solo lo relativo a nuestra oferta formativa en Inglés y se quede a un lado lo de francés. Es un ejemplo. -
Roles (si fuese necesario)
Acceso: Configuración > Usuarios y Roles > Sección Roles
En principio este paso no será necesario. Los roles que trae ATENEA por defecto son los de uso más común. ¿Quién va acceder a mi ATENEA? Mis alumnos, a través del módulo adicional “extranet de alumno”, podrán acceder gracias a que su rol está pre-configurado.
Los roles son los derechos de un usuario para ver/editar unos contenidos u otros. -
Aulas
Acceso: Configuración > Centros > Sección Aulas, “Nuevo”
Cada aula está relacionada a un centro e implica un número máximo de alumno. Gracias a la edición de las aulas de nuestros centros. Podremos adjudicar más tarde un grupo a un aula concreta e un horario y no en otro porque ya esté ocupada por otro grupo. Los calendarios nos ofrecerán una vista de la ocupación de nuestras aulas.
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Proveedores (opcional)
Acceso Configuración > Librería – TPV > Proveedores > “Nuevo”
Aquí podemos añadir una lista de Proveedores de material didáctico que podremos así poner a disposición de nuestros alumnos añadiéndolo al curso en el momento de hacer la matrícula.
Solo se necesita realmente el nombre del proveedor. Los otros datos serán para ayuda nuestra.
Por ejemplo, imaginemos que mi escuela ha comprado 50 libros de Inglés para venderlos a los alumnos con la matrícula. Aquí pondré el nombre de mi proveedor.
Terminado el listado de proveedores, vamos a proceder a la gestión de artículos. -
Gestión de Artículos (opcional)
Acceso Configuración > Librería – TPV > Gestión de Artículos > “Nuevo”
Uno por uno introduciremos los nombre de los artículos.
En mi ejemplo, pondré el nombre del libro de Ingleś.
Tras aceptar, iré a “Gestión de Stock” con mi libro seleccionado.
Con mi centro elegido, haré clic en “Entrada de Material”.
En el desplegable elegiré el proveedor que antes he listado, e indicaré la cantidad de libros que hemos comprado, su precio y la divisa que por defecto será “Euro”.
Con esto ya tendremos justificada esa entrada de artículos listos para incluir con el curso en la matrícula hecha a un alumno o si tuviésemos el módulo TPV activado, podremos también proceder a venderlo.
